Gespreksmodel voor verzuim - telefonische ziekmelding

Gespreksmodel Verzuim - Telefonische ziekmelding - DoelDoel

Het doel van de telefonische ziekmelding is om als organisatie (leidinggevende) tijdig over informatie te beschikken omtrent de afwezigheid van de medewerker. Hoe is hij er aan toe, wat is de verwachte duur van de afwezigheid, wat zijn de gevolgen voor de werkzaamheden en welke mogelijk acties moeten worden ondernomen? Moeten er bijvoorbeeld collega’s geïnformeerd worden? Tevens is het natuurlijk een geschikt moment om je betrokkenheid te laten blijken.  

 

Wil je het verzuim niet uit de hand laten lopen? Kijk dan eens bij

onze training Effectief aanpakken van verzuim
of bij de training Situationeel Leidinggeven

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Gespreksmodel Verzuim - Telefonische ziekmelding - DefinitieDefinitie

Telefonisch contact op initiatief van de medewerker waarin hij aangeeft dat hij niet in staat is om te komen werken wegens ziekte. In de regel doet de medewerker dit bij zijn leidinggevende, conform de in het beleid c.q. verzuimregels geformuleerde afspraken (tijdstippen e.d.).

 

Wil je het verzuim niet uit de hand laten lopen? Kijk dan eens bij

onze training Effectief aanpakken van verzuim
of bij de training Situationeel Leidinggeven

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Gespreksmodel Verzuim - Telefonische ziekmelding - AanpakAanpak

De telefonische ziekmelding is het eerste contactmoment tussen medewerker en leidinggevende. De kwaliteit van dit contactmoment heeft tevens invloed op de snelheid van reïntegratie. Reden te meer om dit gesprek goed aan te pakken. 

Het helpt natuurlijk wanneer er binnen de organisatie duidelijke afspraken zijn over de ziekmeldingsprocedure. In de meeste gevallen is de afspraak bijvoorbeeld dat dit nog voor werktijd moet gebeuren en bij voorkeur bij de eigen leidinggevende. Mocht de leidinggevende niet aanwezig zijn dan moet de medewerker weten bij wie hij vervolgens terecht kan. In ieder geval neem je daarna als leidinggevende zelf nog direct contact op.   

De informatie die je als leidinggevende krijgt leg je direct vast in het betreffende dossier, in de verzuimregistratie en je vult de verzuimkaart in inclusief de gemaakte afspraken. Tevens probeer je tijdens dit eerste contact alvast een volgend contactmoment af te spreken.  

Neem jezelf voor in dit soort situaties een constructieve gespreksstijl te hanteren. Positief, geïnteresseerd en betrokken. Probeer duidelijk te krijgen welke werkzaamheden de medewerker wellicht nog wel zou kunnen doen. Wees zeker niet veroordelend, dit is geen moment om de confrontatie aan te gaan! Je mag vragen wat je wil, maar houd er rekening mee dat een medewerker op dat moment niet op alle vragen antwoord hoeft te geven (privacywetgeving). Bijvoorbeeld de vraag of hij al bij de huisarts is geweest en wat deze heeft gezegd, hoeft niet beantwoord te worden.

 

Wil je het verzuim niet uit de hand laten lopen? Kijk dan eens bij

onze training Effectief aanpakken van verzuim
of bij de training Situationeel Leidinggeven

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

  

Gespreksmodel Verzuim - Telefonische ziekmelding - ModelModel

Je probeert als leidinggevende tijdens dit korte gesprek antwoorden te krijgen die iets zeggen over de ernst van de situatie en de mogelijke gevolgen voor de werkzaamheden, zodat je weet welke acties er mogelijk moeten worden ondernomen. De gesprekstoon is constructief en betrokken. De volgende zaken zouden aan de orde kunnen komen: 

  • Wat is de oorzaak van het verzuim?
  • Is er iets te zeggen over hoe lang het verzuim gaat duren?
  • Bestaat er een verband tussen het werk en het verzuim?
  • Is er een arts geraadpleegd?
  • Zijn er bepaalde werkzaamheden die je wel kan uitvoeren?
  • Vraag: wanneer je straks meer weet laat je mij dat dan ook even weten?
  • Is er nog iets wat ik aan de collega’s en/of anderen moet doorgeven?
  • Zijn er nog afspraken die moeten worden afgezegd of verzet?
  • Beterschap wensen.
  • Afspraken maken over het volgende contactmoment. 

Heb je het vermoeden van een onterechte ziekmelding? Bespreek dit niet tijdens het telefonische gesprek maar plan dan op een later tijdstip een persoonlijk verzuimgesprek. Je kunt dan meer doorvragen en direct betere afspraken maken om onterecht ziekmelden in de toekomst voorkomen. 

 

Wil je het verzuim niet uit de hand laten lopen? Kijk dan eens bij

onze training Effectief aanpakken van verzuim
of bij de training Situationeel Leidinggeven

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Gespreksmodel Verzuim - Telefonische ziekmelding - TipsTips
  • Zijn afspraken omtrent de ziekmeldprocedure bij iedereen bekend? Bespreek het doel en de werkwijze eens op het werkoverleg.
  • Vul direct de verzuimregistratie en/of verzuimkaart in, is er een patroon?
  • Ziekmeldingen komen vaak onverwacht, zorg ervoor dat je weet welke informatie je nodig hebt (doe bijvoorbeeld een ‘spiekbriefje’ in je agenda).
  • Leg de verantwoording zoveel mogelijk bij je medewerker neer, bijvoorbeeld: ‘laat je mij morgen even weten wat de specialist er van vindt’ of ‘bel je me vrijdag om de voortgang te bespreken’?
  • Wanneer je de ziekmelding niet zelf hebt aangenomen, laat degene die de melding heeft genoteerd de medewerker uitnodigen om later nog eens te bellen of bel zelf direct de zieke medewerker.
  • Blijf positief en vriendelijk reageren naar de medewerker. Ook als je twijfels hebt over de ziekmelding gaat je niet de confrontatie aan.

Wil je het verzuim niet uit de hand laten lopen? Kijk dan eens bij

onze training Effectief aanpakken van verzuim
of bij de training Situationeel Leidinggeven

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.