Gespreksmodel voor verzuim - frequent verzuimgesprek

Gespreksmodel Verzuim - Frequent Verzuimgesprek - DoelDoel

Het doel van dit gesprek is om samen met de medewerker op constructieve wijze de oorzaak van het verzuimgedrag te bespreken, evenals eventuele oplossingen. Tevens geef je met deze gesprekken natuurlijk het signaal af dat frequent verzuim niet kan, tenzij er sprake is van een oorzaak waar echt niets aan te doen is. Wanneer er sprake is van problematisch ongewenst verzuimgedrag waarbij de leidinggevende zo zijn bedenkingen heeft (feiten?) kan het gesprek ook een corrigerend karakter hebben.

 

Wil je het verzuim niet uit de hand laten lopen? Kijk dan eens bij

onze training Effectief aanpakken van verzuim
of bij de training Situationeel Leidinggeven

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Gespreksmodel Verzuim - Frequent Verzuimgesprek - DefinitieDefinitie

Het verzuimgesprek is een gesprek dat met de medewerker gevoerd wordt wanneer is gebleken dat deze zich meerdere malen in een bepaalde periode (kortdurend) heeft ziek gemeld. In dit gesprek heeft de leidinggevende de feiten omtrent het gedrag bij de hand en worden mogelijke oorzaken van het frequente verzuim met elkaar besproken.

 

Wil je het verzuim niet uit de hand laten lopen? Kijk dan eens bij

onze training Effectief aanpakken van verzuim
of bij de training Situationeel Leidinggeven

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Gespreksmodel Verzuim - Frequent Verzuimgesprek - AanpakAanpak

Verzuimgesprekken kunnen lastige gesprekken zijn omdat je zaken wil bespreken die gevoelig kunnen liggen. En je wil natuurlijk geen verstoorde relatie met de medewerker wat vervolgens weer verzuimgedrag oproept. De insteek van een verzuimgesprek is dan ook niet het aanspreken op fout gedrag (bekritiseren), maar het bespreekbaar maken van het verzuimgedrag van de medewerker. Op deze wijze ben je in staat samen naar oorzaken en oplossingen te zoeken. Wellicht ben jij als leidinggevende in staat mogelijke oorzaken weg te nemen. 

Je voert het verzuimgesprek wanneer de medewerker over een bepaalde periode een zekere verzuimduur of verzuimfrequentie vertoont. De afspraak (beleid) kan bijvoorbeeld zijn dat er na de derde keer ziekmelden binnen een jaar er een verzuimgesprek wordt gevoerd. Voer het gesprek binnen enkele dagen nadat de medewerker weer terug is van het laatste verzuim.

Vergeet niet: beter nog is het plegen van preventief onderhoud natuurlijk. Te denken valt aan een aantal formele gesprekken met je medewerker op jaarbasis. Het structureel voeren van voortgangs, functionerings- of coachingsgesprekken hebben een positief effect op verzuim. Verwachtingen zijn helder, er wordt onderhoud gepleegd aan de relatie en de verzuimdrempel wordt hoger.

 

Wil je het verzuim niet uit de hand laten lopen? Kijk dan eens bij

onze training Effectief aanpakken van verzuim
of bij de training Situationeel Leidinggeven

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Gespreksmodel Verzuim - Frequent Verzuimgesprek - ModelModel

Dit gesprek is er voor bedoeld om stil te staan bij de mogelijke oorzaken die hebben geleid tot het frequente verzuim. Je probeert samen te bekijken wat hier aan gedaan kan worden. Let er dus op dat het gesprek geen ‘bekritiserend’ karakter krijgt. Je gaat uit van de feiten (aantal keren verzuim binnen X-periode), niet van aannames. Blijf constructief en betrokken. De agenda van het Frequent Verzuimgesprek ziet er als volgt uit: 

  • Noem het onderwerp en doel van het gesprek.
  • Leg de feiten op tafel (verzuim in X-periode), en wat dit voor effect heeft op de afdeling.
  • Vraag naar de oorzaak, en vraag goed door.
  • Bespreek mogelijke oplossingen; vraag wat de medewerker gaat doen doen om minder vaak te verzuimen en of er dingen zijn die jij als leidinggevende wellicht kan doen.
  • Vat het gesprek samen, maak duidelijke afspraken en leg deze vast.
  • Evalueer kort het gesprek.

 

Wil je het verzuim niet uit de hand laten lopen? Kijk dan eens bij

onze training Effectief aanpakken van verzuim
of bij de training Situationeel Leidinggeven

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Gespreksmodel Verzuim - Frequent Verzuimgesprek - TipsTips
  • Laat de feiten op de ingevulde verzuimkaart / verzuimregistratie zien
  • Voer dit soort gesprekken zelf; niet delegeren
  • Laat je eventueel bijstaan door P&O of de verzuimcoördinator
  • Bereid je goed voor (verzuimhistorie, patronen, etc.)
  • Laat het initiatief voor oplossingen zoveel mogelijk bij de medewerker
  • Zeg alleen toe wat je waar kunt maken
  • Maak duidelijke afspraken en leg deze vast
  • Plan voldoende tijd in en regel een rustige ruimte voor dit gesprek

Wil je het verzuim niet uit de hand laten lopen? Kijk dan eens bij

onze training Effectief aanpakken van verzuim
of bij de training Situationeel Leidinggeven

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.