Gespreksmodel voor beoordelingsgesprek

Gespreksmodel Beoordelingsgesprek - DoelDoel

Beoordelen is iets wat we dagelijks doen, bewust en onbewust. Het beoordelingsgesprek is een formeel moment waarop manager en medewerker terugkijken op het afgelopen jaar. Dit doe je aan de hand van vooraf vastgelegde criteria. De beoordeling wordt door de leidinggevende of manager opgesteld en toegelicht en besproken in dit beoordelingsgesprek. Het doel is: 

  • De medewerker feedback te geven op geleverde prestaties en de competenties die hier voor nodig zijn om vervolgens duidelijke (ontwikkel-)afspraken te maken en zo samen continu aan verbetering te werken.
  • De capaciteiten of talenten van de medewerker optimaal te benutten.
  • Dossiervorming, zodat een objectieve basis ontstaat waarmee arbeidsvoorwaardelijke beslissingen kunnen worden genomen (salaris, opleidingsmogelijkheden, promotie, enz.).  

Wil je voortaan niet meer opzien tegen het voeren van beoordelingsgesprekken? Kijk dan eens bij

onze training Functionerings- en Beoordelingsgesprekken voeren
of bij de training Situationeel Leidinggeven

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Gespreksmodel Beoordelingsgesprek - DefinitieDefinitie

Bij het beoordelen worden de geleverde prestaties en relevant vertoond gedrag (competentieniveau) vergeleken met eerder afgesproken doelen en/of normen. Het gaat hierbij dus om wat men heeft gepresteerd en hoe men deze prestaties heeft geleverd.  

De leidinggevende of manager tracht zo objectief mogelijk naar de geleverde prestaties te kijken. Het gaat immers om de belangen van de medewerker zelf, de afdeling en zelfs de organisatie. Het is dus van belang dit proces zorgvuldig aan te pakken. Dit kan door bijvoorbeeld: 

  • De beoordelaar te verplichten tot argumentatie van het oordeel.
  • De beoordelaars te leren dat de beoordeling tot stand moet komen op basis van meerdere feitelijke waarnemeningen gedurende het jaar.
  • De beoordelaars te trainen in het voeren van de beoordelingsgesprekken.
  • Eventueel een beoordelingsadviseur in te schakelen.
  • Een beroepsmogelijkheid te bieden bij bijvoorbeeld de naast hogere leidinggevende.
  • Te concentreren op de feitelijk geleverde prestaties en deze regelmatig te bespreken. 

Het mag niet zo zijn dat een medewerker plotseling en geheel onverwacht beoordeeld wordt. Het beleid van de organisatie moet transparant zijn en duidelijkheid bieden. De beoordeling is normaal gesproken een afronding van een bepaalde periode. Bij het afsluiten van een inwerk- c.q. proefperiode is het gebruik van een formele beoordeling meer dan ingeburgerd. Het uitgangspunt is dat iedere medewerker recht heeft op feedback en dat het organiseren van formele beoordelingsmomenten de organisatie 'dwingt' haar leidinggevenden en managers het feedbackproces goed op orde te hebben. Veelal ligt er aan het formele beoordelingsgesprek tevens een (formeel) planningsgesprek en een voortgangsgesprek ten grondslag. Vooraf bepaalde en overeengekomen doelen zorgen er voor dat er tijdens de beoordeling geen verrassingen op tafel kunnen komen.

Wil je voortaan niet meer opzien tegen het voeren van beoordelingsgesprekken? Kijk dan eens bij

onze training Functionerings- en Beoordelingsgesprekken voeren
of bij de training Situationeel Leidinggeven

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Gespreksmodel Beoordelingsgesprek - AanpakAanpak

De kwaliteit van de beoordeling staat of valt met een goede voorbereiding. Het lastige bij beoordelen is echter dat we niet alleen feitelijk waarnemen, maar ook datgene wat we veronderstellen waar te nemen. Bepaalde gedragingen en bedoelingen vertalen we vaak binnen onze eigen referentiekaders naar waarden als goed en slecht. Beoordeel medewerkers dan ook op feiten en niet op interpretaties. Ga niet af op wat anderen wel eens zeggen over je medewerker, maar probeer feitelijk geleverde prestaties en gedragingen zelf vast te stellen. Geef alleen een oordeel over iets waar je ook echt een oordeel over kunt geven. 

Stel doelen en/of de taakomschrijving zo SMART mogelijk op (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). Beschrijf bij (zachte criteria of competenties) wat het wenselijk gedrag zou moeten zijn. Ga niet af op incidenten, maar beoordeel de gehele periode. En ga niet uit van de normen die je jezelf oplegt maar ga uit van wat je redelijkerwijs van iemand mag verwachten, waarbij de taak/functiebeschrijving (en eerdere afspraken, doelen) als basis dient. 

Neem bij het invullen van het beoordelingsformulier nog niet de beoordeling van afgelopen jaar uit de kast. Dit kan je te veel beïnvloeden tijdens het invullen. Als de beoordeling helemaal is ingevuld, kun je naar de vorige beoordeling kijken. Vanzelfsprekend alleen bedoeld om bijvoorbeeld de progressie van de medewerker te 'meten' en dit te kunnen toelichten in het gesprek. 

Bepaal voorafgaand aan het gesprek wat het doel van deze beoordeling is. Wil je iemand confronteren omdat er nog steeds geen progressie te zien is of is de beoordeling nog steeds een onderdeel in het ontwikkelingsproces van de medewerker? Dit moet in de gespreksopbouw (dus voorbereiding) tot uiting komen. Wanneer je nog weinig ervaring hebt als leidinggevende met het houden van beoordelingsgesprekken en je ziet op tegen lastige gesprekken, kan het handig zijn hier in de planning van de gesprekken rekening mee te houden. Plan bijvoorbeeld eerst de wat gemakkelijkere gesprekken in om zelf alvast wat ervaring op te doen met het voeren van dit soort gesprekken. 

Wil je voortaan niet meer opzien tegen het voeren van beoordelingsgesprekken? Kijk dan eens bij

onze training Functionerings- en Beoordelingsgesprekken voeren
of bij de training Situationeel Leidinggeven

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Gespreksmodel Beoordelingsgesprek - ModelModel

Vaststellen status van het gesprek
Om te voorkomen dat er over niet-relevante zaken gesproken wordt of dat er onnodig wordt uitgeweid, begin je met het doel van het gesprek aan te geven. Wat is het einddoel (beoordeling)? Hoeveel tijd hebben we samen voor dit gesprek? Wat is je werkwijze? Door bij het begin hier afspraken over te maken, kun je een effectief gesprek voeren dat recht doet aan de medewerker. Het voordeel is dat je elkaar hier dan ook tijdens het gesprek op kunt aanspreken (teruggrijpen op de agenda). 

Geef het eindoordeel
Medewerkers willen graag weten waar ze aan toe zijn. Laat ze niet het gehele gesprek wachten op het eindoordeel. Door het totaalbeeld in het begin van het beoordelingsgesprek te geven, neem je tevens onnodige spanning weg. Geef de medewerker tevens even de tijd om het eindoordeel te kunnen verwerken. Geef ruimte voor een eventuele reactie.

Soms komt het eindoordeel toch nog als een verrassing. Wanneer emoties te veel in de weg zitten op dat moment kan het soms raadzaam zijn om het gesprek in twee fasen te voeren. Geef dan in het kort aan wat je beweegredenen waren om tot dit oordeel te komen, geef de medewerker de tijd om een en ander te laten bezinken en maak een vervolgafspraak voor op korte termijn. 

Toelichting op het eindoordeel
Wat waren voor jou de doorslaggevende redenen om tot dit eindoordeel te komen? Stap niet in de valkuil van de onuitputtende discussie over dat ene voorval. Het gaat niet om incidenten maar over het gehele jaar. 

Positieve en verbeterpunten benoemen
Doorgaans heeft een medewerker een aantal verbeterpunten en doet hij zijn werk voor de rest goed. Zorg ervoor dat je mening over de werkprestaties op een juiste manier bij de ander overkomt. Laat een goed presterende medewerker met een goed gevoel uit het beoordelingsgesprek komen. Dit kun je bereiken door positieve punten en verbeterpunten elkaar in deze volgorde te laten opvolgen. Besteed meer aandacht aan positieve dan aan verbeterpunten. Kom met een goede motivatie of argumenten.  

Luister naar de medewerker en maak concrete afspraken
Wat was je doel? Tijdens het gesprek kom je erachter of je je doel haalt of niet. Vergeet niet goed te luisteren naar de medewerker. De situatie bepaalt hoe je het beste verder kunt gaan met het gesprek. Is er een vervolggesprek nodig? Ga je nu al samen doelen stellen voor de komende periode of doe je dit in een apart planningsgesprek? Gaat deze beoordeling naar derden? Maak in ieder geval duidelijke afspraken.  

Wil je voortaan niet meer opzien tegen het voeren van beoordelingsgesprekken? Kijk dan eens bij

onze training Functionerings- en Beoordelingsgesprekken voeren
of bij de training Situationeel Leidinggeven

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Gespreksmodel Beoordelingsgesprek - TipsTips
  • Wanneer je twijfelt of je ergens wel over kunt oordelen, doe het dan niet. Hoe zou je zelf beoordeeld willen worden?
  • Neem de tijd voor de voorbereiding en het gesprek zelf
  • Gebruik een rustige en neutrale ruimte voor het gesprek
  • Laat de medewerker tekenen voor gezien en besproken
  • Ga niet in discussie, maar laat de medewerker wel reageren (tell & listen)
  • Neem niet jezelf of anderen als norm; wel de taak/functiebeschrijving en eerdere afspraken
  • Kom je er niet uit of het gaat escaleren; maak een vervolgafspraak
  • Redeneer niet naar een eindresultaat toe, maar wees eerlijk
  • Waar moet de medewerker heen als hij het niet met zijn beoordeling eens is?
  • Zorg dat iemand krijgt waar hij/zij recht op heeft; onvoldoende gepresteerd verdient een zeer kritische beoordeling en prima gepresteerd verdient een prima beoordeling. Dus kies niet te snel voor 'het veilige midden'.

Wil je voortaan niet meer opzien tegen het voeren van beoordelingsgesprekken? Kijk dan eens bij

onze training Functionerings- en Beoordelingsgesprekken voeren
of bij de training Situationeel Leidinggeven

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.