De Xzellent gespreksmodellen
Voortaan alleen nog maar effectieve gesprekken met een goede voorbereiding, meer structuur en meer rendement.
Top 10 gesprekstips
1. Wees een OEN
Probeer de ander echt te begrijpen en stel je op als OEN. Hanteer in je communicatie een grondhouding op basis van Open, Eerlijk en Nieuwsgierig gedrag. Dit zorgt voor een goede en open sfeer die de ander stimuleert zijn verhaal te doen
2. Gebruik veel LSD
Stap eens af van het idee dat je vooral je eigen mening moet verkondigen en gebruik veelvuldig de communicatiedrug LSD. Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. De ander voelt zich beter begrepen en jij begrijpt de ander ook beter, omdat je echt aan het luisteren bent. Vervolgens staat de ander meer open voor wat jij eventueel nog te zeggen hebt.
3. Niet DIPPEN maar DIMMEN
Het helpt echt niet om iedere keer het gesprek te blokkeren met ‘ja-maar’ boodschappen. Iedere keer na ‘ja-maar’ volgt weer een argument waarom iets niet zou kunnen. Denken In Problemen (DIP) werkt belemmerend. Denken In Mogelijkheden (DIM) biedt meer perspectief. Vervang bijvoorbeeld voortaan ‘ja-maar’ door een ‘ja-en’. Zo serveer je niet de ander z’n idee of boodschap meteen af, maar dwing je jezelf juist mee te denken over wat die ander zojuist heeft gezegd.
4. Vertel niet hoe het moet, maar …
Kies er eens voor om de ander niet te vertellen hoe en wat diegene wel of niet moet doen, maar stel eens wat vaker vragen en doe iets met de ideeën van de ander. Hanteer daarom voortaan als motto voor jezelf: Vertel niet hoe het moet, maar vraag hoe het kan.
5. Breng structuur aan
Bedenk vooraf wat het doel van het gesprek is en kies bewust voor het juiste gespreksmodel. Je vergroot de kans dat je je doel behaalt, de kwaliteit van het gesprek neemt toe en het schept duidelijkheid voor de ander.
6. Maak duidelijke afspraken
Te vaak worden er best goede gesprekken gevoerd, maar weet niemand aan het einde wat nu de precieze afspraken zijn. Sluit voortaan ieder gesprek af met WWW: Wie doet Wat Wanneer. Of gebruik het SMART principe, maak iedere afspraak: Specifiek, Meetbaat, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden.
7. Weet wat je vraagt
Vaak hoor je zeggen dat de ander te weinig of tot niets zegt, of dat de ander juist er van alles en nog wat bij haalt in het gesprek. De kans is groot dat dit met je eigen vraagstelling te maken heeft. Drie voorbeelden:.
- Open vragen geven de ander veel ruimte. Je gesprekspartner heeft vele antwoordmogelijkheden en kan zijn eigen verhaal kwijt. Voordeel is ook dat je veel informatie weet te verkrijgen. Nadeel kan soms zijn dat er wat meer tijd nodig is en niet alle informatie relevant is.
- Gesloten vragen helpen wanneer je het gepreksonderwerp wil afbakenen. Je bent op zoek naar specifieke informatie. Voordeel is dat deze vraagtechniek minder tijd in beslag neemt. Nadeel is dat de ander wellicht niet alle ruimte voelt om zijn verhaal te doen en je dus niet alle informatie boven tafel krijgt. Bij te veel gesloten vragen achter elkaar of net niet op de juiste toon gesteld, kan de ander het gesprek als een ‘verhoor’ ervaren.
- Cocktailvragen, in een cocktail aan de bar zitten meerdere smaken door elkaar heen en kunnen samen voor een heerlijke smaak zorgen. In een gesprek is het echter niet handig om meerdere vragen achter elkaar en door elkaar te stellen, zonder dat de ander antwoord heeft kunnen geven. Vervolgens krijg je toch maar op één gestelde vraag antwoord. Denk eerst na over de vraag die je stelt, of stel bijvoorbeeld eerst een open vraag en na beantwoording kun je verdiepingsvragen of gesloten vragen stellen.
Kijk bij het 'gedragsgerichte interview' (Aanpak) voor meerdere soorten vragen die je kunt stellen. De kunst is, in een gesprek de juiste vraag op het juiste moment te stellen om de gesprekskwaliteit te bevorderen.
8. Spiegeltje, spiegeltje aan de wand
Lopen gesprekken makkelijker wanneer mensen enorm van elkaar verschillen of wanneer ze meer met elkaar gemeen hebben? Het antwoord is het laatste, er is als het ware wat meer olie in de communicatie aanwezig, je ‘erkent’ de ander als persoon. Probeer daarom in je gedrag meer af te stemmen op de behoefte van de ander. Tijdens je gespreksvoering kun je hier als volgt rekening mee houden”
- Gesprekspartners die van kort en krachtige communicatie houden zitten niet te wachten op allerlei ‘mitsen en maren’ en om continu rekening te houden met alles en iedereen. Sluit aan bij de ander met duidelijke, bondige communicatie gericht op resultaat.
- Gesprekspartners die zacht, zorgzaam en harmonieus zijn ingesteld hebben niet zoveel met dominant gedrag. Communiceer zelf ook wat rustiger, neem tijd en geef de ander ruimte.
- Gesprekspartners die vol met enthousiasme en ideeën zitten zijn allergisch voor de ‘ja-maar …types’. Boor niet ieder idee van je gesprekspartner met tegenargumenten de grond in, maar denk je eens in wat de mogelijkheden zijn van de ideeën van die ander. Reageer enthousiast.
- Gesprekspartners die kritisch zijn en veel waarde hechten aan feiten, analyses en objectivieit kunnen mensen met geweldige ideeën en mooie verhalen vaak moeilijk serieus nemen. Zorg zelf dan ook dat je je goed hebt voorbereid op het gesprek, dat je de feiten bij de hand hebt en voldoende kritisch bent.
9. Geen jij maar ik
Wanneer je de ander aanspreekt op zijn gedrag, gebruik dan ik-boodschappen in plaats van jij-boodschappen. Dit zorgt er voor dat de sfeer goed blijft en wordt de kans vergroot dat de ander je boodschap begrijpt, accepteert en er iets mee doet.
Voorbeelden:
Jij-boodschap: jij spreekt altijd zo snel
Ik-boodschap: Ik kan het niet volgen als er zoveel vaart in ons gesprek zit
Jij-boodschap: Jij zei weer niets tijdens ons laatste werkoverleg
Ik-boodschap: Ik had graag ook jouw mening willen horen over agendapunt 5 vanochtend
Een jij-boodschap gaat er eigenlijk te veel vanuit dat de ander iets fout doet met als gevolg dat die ander in de aanval gaat. Een ik-boodschap is contructiever en je geeft die ander iets mee van: ik zou het op prijs stellen als… Met een ik-boodschap probeer je iets te bereiken, terwijl je met een jij-boodschap meer irritatie kwijt wil.
10. Let op je lichaamstaal
Je probeert je inhoudelijke boodschap natuurlijk altijd zo goed mogelijk over te brengen. Of dit uiteindelijk lukt wordt voor een groot deel (zelfs meer dan 80%) bepaald door je non-verbale communicatie (lichaamstaal). Belangrijk is dat datgene wat je zegt, overeenkomt met wat je uitstraalt. Je kunt wel zeggen dat je enthousiast bent, maar is dat ook aan je gezicht te zien? Lichaamstaal wint het bijna altijd van de inhoudelijke boodschap. Daarom enkele tips:
- Geef een stevige handdruk, geen slap handje
- Open houding, armen over elkaar kan als te gesloten overkomen
- Knik af en toe met je hoofd tijdens het luisteren
- Houd oogcontact, maar ga niet staren
- Buig iets naar voren als je aan tafel zit, en zeker niet te nonchalant achterover leunen
- Niet aan je gezicht plukken, dit komt onzeker over
- Beweeg niet te snel, maar wees rustig. Dit maakt een zelfverzekerde indruk
- Glimlach af en toe
- Zorg voor kleding die past bij de gelegenheid
- Zit niet steeds maar in één houding. Kopieer de ander af een toe.
