Gespreksmodel voor probleemoplossend gesprek

Doel van het probleemoplossend gesprek

Het doel van dit gesprek is om een medewerker handvaten te bieden, zodat hij een bepaald probleem verder zelfstandig kan oplossen. Het betreft een probleem dat zich voordoet tijdens de uitvoering van het eigen takenpakket. De medewerker is in principe goed geïnformeerd en capabel, maar kan om voor wat voor redenen dan ook de betreffende taak toch niet vervullen. Een standaardoplossing is niet voorhanden. Afhankelijk van de situatie neem je als leidinggevende een coachende of meer adviserende rol in.

 

Wil je dat mensen ook oplossingen aandragen voor de ‘problemen’ waar ze mee komen? Kijk dan eens bij

onze training Coachen in één dag
of bij de training Probleemanalyse

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Wat is een probleemoplossend gesprek?

Het probleemoplossend gesprek is er op gericht samen een oplossing te vinden voor een specifiek probleem via de route: verheldering, ordenen en prioriteren, zoeken naar (alternatieve) oplossingen en het maken van een duidelijke afspraak.

 

Wil je dat mensen ook oplossingen aandragen voor de ‘problemen’ waar ze mee komen? Kijk dan eens bij

onze training Coachen in één dag
of bij de training Probleemanalyse

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Hoe pak je een probleemoplossend gesprek aan?

Maak gezamenlijk een definitie van het probleem. Wat is de discrepantie tussen de huidige en de gewenste situatie? Een van de meest voorkomende valkuilen is die van het oplossen van het oneigenlijke probleem. Er is een wezenlijk verschil tussen een symptoom en een probleem. Misschien moet er tijdelijk voor een noodoplossing gezorgd worden, maar richt je op de werkelijk oorzaak. 

Laat de medewerker alvast zoveel mogelijk ZELF nadenken over mogelijke oplossingen. De haalbaarheid ervan is in de voorbereidende fase nog van ondergeschikt belang. Juist die creativiteit kan leiden tot de meest briljante oplossingen. 

Maak onderscheid in emotionele en rationele aspecten. Probeer eventuele emotionele lading weg te nemen om rationeel tot een juiste probleemdefinitie te komen. 

 

Wil je dat mensen ook oplossingen aandragen voor de ‘problemen’ waar ze mee komen? Kijk dan eens bij

onze training Coachen in één dag
of bij de training Probleemanalyse

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Verloop van het probleemoplossend gesprek

Vaststellen status van het gesprek

Wat is het doel van het gesprek? Wat zijn de problemen waar de medewerker mee worstelt? Is het handig om een bepaalde prioriteit in de volgorde van agendapunten te hanteren? Hoeveel tijd hebben we voor dit gesprek? Door afspraken hier over te maken neemt de kwaliteit van het gesprek toe. Het voordeel is dat je tijdens het gesprek dan altijd even kunt teruggrijpen op de agenda.

Probleemverkenning

Er wordt gezamenlijk een definitie van het probleem opgesteld. Is dit waar de schoen wringt? Wat gaat er door dit probleem niet goed? Wat is het effect van het probleem? Waar speelt dit probleem mogelijk nog meer? Wat gebeurt er als we dit probleem niet oplossen? Wie is de eigenaar van het probleem? Visualiseer het probleem met behulp van bijvoorbeeld een flip-over. 

Oplossing zoeken

Inventariseer alle mogelijke oplossingen en schrijf deze op (bijv. met behulp van een flip-over). Bekritiseer niet direct de aangedragen oplossingen en probeer zoveel mogelijk oplossingen van de medewerker te laten komen. Evalueer deze oplossingen naar bruikbaarheid (voor- en nadeleninventarisatie). Bepaal welke aanpak het beste is, bij voorkeur een structurele oplossing. Zitten er aan deze oplossing nog haken en ogen? Maak ook daar afspraken over. 

Afspraak maken

Wie gaat wat doen en wanneer is het gereed? Is de medewerker tevreden met de (voorlopige) oplossing? Voldoet de afspraak aan de wederzijdse verwachtingen? Maar er een SMART afspraak van (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden). 

Evaluatie van het gesprek

Evalueer aan het einde van het gesprek samen het gesprek. Laat de medewerker jou feedback geven en ga daarbij niet in de verdediging. De kracht is te luisteren en wanneer van toepassing: doe er iets mee.

 

Wil je dat mensen ook oplossingen aandragen voor de ‘problemen’ waar ze mee komen? Kijk dan eens bij

onze training Coachen in één dag
of bij de training Probleemanalyse

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Probleemoplossend gesprek tips

• Verken het probleem en maak een eenduidige definitie
• Neem de tijd om samen een goede analyse te maken; vraag goed door
• Is de nood hoog: wat is de beste voorlopige oplossing?
• Wees kritisch als het gaat om het formuleren van oplossingen
• Maak er niet JOUW oplossing van, denk aan de acceptatie bij de medewerker
• Is de gevonden oplossing echt de beste?
• Zijn de afspraken transparant genoeg?

Wil je dat mensen ook oplossingen aandragen voor de ‘problemen’ waar ze mee komen? Kijk dan eens bij

onze training Coachen in één dag
of bij de training Probleemanalyse

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.