Gespreksmodel voor pop / ontwikkelgesprek

Doel van het POP-gesprek / ontwikkelgesprek

Het doel van het POP-gesprek of ontwikkelgesprek is om de ontwikkelmogelijkheden en wensen van de medewerker op gestructureerde wijze te bespreken. Dit kan een motiverend effect hebben op de medewerker en biedt tevens de organisatie kansen om medewerkers voor langere termijn aan zich te binden. Wensen en afspraken worden vastgelegd in het Persoonlijk Ontwikkel Plan. Op deze wijze kunnen organisatiedoelen en ambities van de medewerkers zo goed mogelijk op elkaar worden afgestemd. In het ideale geval gaan de ontplooiing van medewerker en het streven van de werkgever hand in hand. 

Belangrijkste doelen voor het voeren van deze gesprekken zijn: 

• Er wordt niet alleen gesproken over het nu maar ook over toekomstmogelijkheden
• De kans wordt groter dat competenties en talenten beter benut worden
• Toenemende flexibiliteit in het denken over de arbeidsmogelijkheden bij de medewerker
• De gesprekken en het plan werken motiverend
• Je investeert in de medewerkers en staat stil bij hun persoonlijke doelen en belangen
• De wederzijdse verwachtingen worden duidelijker
• Beter zicht op welke competenties (nog niet) goed ontwikkeld zijn
• Duidelijkheid in hoe de organisatie zich ontwikkelt en wat dit betekent voor de functie
• Wat is er nodig om de huidige functie in de toekomst te blijven vervullen?
• Welke wensen heeft de medewerker richting de toekomst en wat betekent dit voor de persoonlijke of professionele ontwikkeling?
• Ontwikkeling van medewerkers staat beter op de agenda binnen de organisatie

 

Zou het niet mooi zijn als iedere medewerker zijn eigen ontwikkeling stimuleert? Kijk dan eens bij

onze training Situationeel Leidinggeven
of bij de training Functionerings- en Beoordelingsgesprekken voeren

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Wat is een pop-gesprek / ontwikkelgesprek

Het POP-gesprek of ontwikkelgesprek is een gesprek waarin leidinggevende en medewerker ideeën uitwisselen en afspraken maken over de ontwikkelmogelijkheden van de medewerker. Dit wordt uitgewerkt in een plan dat bestaat uit concrete ontwikkeldoelen inclusief daarbij behorende prioriteiten en ondersteuning vanuit de organisatie. In principe maakt de medewerker het plan voor het grootste deel zelf.

Ontwikkelgesprekken maken onderdeel uit van het mobiliteitsbeleid van de organisatie. Dit beleid is erop gericht de doorstroom van werknemers naar andere functies te bevorderen, zowel binnen de eigen organisatie als daarbuiten. Dit voorkomt dat een werknemer vastroest in een bepaalde functie en bevordert het zijn inzetbaarheid, zowel binnen de organisatie als op de arbeidsmarkt. In het ontwikkelgesprek wordt expliciet aandacht besteed aan de veranderende behoeften en mogelijkheden van de (ouder wordende) werknemer en de mogelijkheden van functieverandering of taakaanpassing. 

In veel organisaties praten werknemer en werkgever weliswaar met elkaar, maar vaak vinden deze gesprekken niet officieel plaats en ook niet gestructureerd. Sommige medewerkers ervaren dit soort gesprekken bovendien als bedreigend.

 

Zou het niet mooi zijn als iedere medewerker zijn eigen ontwikkeling stimuleert? Kijk dan eens bij

onze training Situationeel Leidinggeven
of bij de training Functionerings- en Beoordelingsgesprekken voeren

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Hoe pak je een POP-gesprek / ontwikkelgesprek aan?

Maak een afspraak voor het gesprek en verzet de datum van dit gesprek niet meer, afgezien van noodgevallen. Stem de formulieren en agenda af, zorg dat er geen verrassingen naar boven komen in het gesprek. Verzamel zelf informatie over de organisatie, wat zijn de toekomstverwachtingen en wat heeft dit mogelijk voor consequenties voor de ontwikkeling van de medewerker? 

Mogelijke onderwerpen in een ontwikkelgesprek:

• Tevredenheid over de huidige functie
• De belasting die de functie met zich meebrengt
• Veranderingen in de belastbaarheid van de werknemer door groei in kennis, vaardigheden en ervaring
• Over welke competenties beschikt de medewerker wel/niet?
• Aan welke competenties wil hij gaan werken?
• Veranderingen in de persoonlijke omstandigheden
• De mogelijkheden van functieverandering binnen het bedrijf
• Oriëntatie op functies buiten het bedrijf
• Zijn de eerder gemaakte afspraken gerealiseerd? Wat is de huidige stand van zaken? 

Kenmerken van het gesprek:

• Zorg voor een open en eerlijk gesprek waarbij het initiatief bij de medewerker ligt
• Stimuleer zelfwerkzaamheid; laat de medewerker zelf punten toelichten en verkennen
• Help hem door het aanbieden van structuur (onderwerpen gespreksformulier als leidraad)
• Help hem door aandachtig te luisteren
• Vat regelmatig samen
• Bespreek belemmeringen en blinde vlekken
• Breng zo nodig kennis in of verwijs naar deskundigen, maar breng pas informatie in als gebleken is dat de medewerker er aan toe is en zelf niet over die informatie beschikt
• Maak duidelijke afspraken over welke actie(-s) ondernomen worden (wie, wat, wanneer met behulp van SMART)

 

Zou het niet mooi zijn als iedere medewerker zijn eigen ontwikkeling stimuleert? Kijk dan eens bij

onze training Situationeel Leidinggeven
of bij de training Functionerings- en Beoordelingsgesprekken voeren

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Verloop van het pop-gesprek / ontwikkelgesprek

Vaststellen status van het gesprek

Maak duidelijk wat precies het doel is van dit ontwikkelgesprek. Wat is het totaaldoel (ontwikkeling)? Wat zijn de agendapunten van de medewerker en van de leidinggevende? Moet er een prioriteit van belangrijkheid aangegeven worden in de volgorde van agendapunten? Hoeveel tijd heb je voor dit gesprek? Door afspraken hierover te maken neemt de kwaliteit van het gesprek toe. Tijdens het gesprek kun je dan altijd even teruggrijpen op de agenda. 

Bespreking huidige stand van zaken

Misschien is het al weer enige tijd geleden dat je met elkaar op deze wijze om de tafel hebt gezeten. Laat je medewerker zijn bevindingen, ervaringen en/of conclusies weergeven (een soort reisverslag). Dit helpt je om jezelf in te leven in wat voor de ander belangrijk is. Tevens begin je het gesprek zonder discussie. Je creëert rust en veiligheid. Ontwikkeling van de medewerker is het primaire doel, rust en veiligheid is dan een belangrijke voorwaarde. 

Ontwikkelbehoefte vanuit de medewerker

Laat de medewerker in zijn eigen bewoording vertellen waar zijn behoefte tot ontwikkeling ligt. Luister aandachtig en vraag goed door. Wat wil de medewerker bereiken en waarom? Wat zijn de ideeën voor de uitvoering ervan? Wanneer moet het een en ander gaan plaatsvinden? Welke kosten brengt een en ander mogelijk met zich mee? Bestaat er een relatie tussen de organisatiedoelstelling en de ontwikkelbehoefte van de medewerker? Is de ontwikkeling gericht op het opdoen van kennis, of vaardigheden? Betreft de ontwikkeling ook een competentie? 

Ontwikkelnoodzaak vanuit de organisatie

In principe is dit punt gelijk aan het derde punt, alleen de onderwerpen zijn nu door de leidinggevende op de agenda gezet. Wellicht hebben een aantal agendapunten vanuit de medewerker en vanuit de leidinggevende raakvlakken en zijn ze goed te combineren tot een agendapunt. Ook is het raadzaam goed te kijken naar het eventuele verband tussen de onderlinge agendapunten. 

Concrete afspraken maken over de aanpak

Vraag aan de medewerker bij ieder ontwikkelpunt, welke oplossing hij voor ogen heeft. Jouw eigen oplossing doet er niet toe. Denk aan de formule E=KxA (Effect van de oplossing =Kwaliteit x Acceptatie). Bespreek samen de criteria en laat de medewerker zelf de oplossing zoeken (bijvoorbeeld het zoeken op internet naar de juiste aanbieder van een opleiding) Maak tevens afspraken met de medewerker over Wie, Wat gaat doen en Wanneer het gereed moet zijn. Deze WWW-afspraak leent zich bij uitstek voor verslaglegging. In veel gevallen schrijft de medewerker zelf het plan (voor het grootste deel).

Afspraken over benodigde steun

Vraag aan de medewerker waar hij hulp van jouw kant verwacht. In een later stadium mag je van de medewerker verwachten dat je deze vraag niet meer hoeft te stellen. Een taakvolwassen medewerker kan goed aangeven waar en wanneer hij hulp nodig heeft. Blijf streven naar zelfsturing van de medewerker. 

Afspraak volgend gesprek

Maak alvast een afspraak voor een eventueel volgend gesprek. De medewerker kan zelf aangeven hoeveel tijd hij nodig heeft tot het volgende gesprek. Dit kan uiteraard ook een korte evaluatiebijeenkomst zijn. Door de afspraak direct vast te leggen, geef je hier tevens het belang ervan aan. 

Evaluatie van dit gesprek

Vraag aan het einde van het gesprek hoe de medewerker het gesprek heeft ervaren. Laat de medewerker feedback geven en ga daarbij niet in de verdediging. De kracht is te luisteren en er eventueel iets mee te doen.

 

Zou het niet mooi zijn als iedere medewerker zijn eigen ontwikkeling stimuleert? Kijk dan eens bij

onze training Situationeel Leidinggeven
of bij de training Functionerings- en Beoordelingsgesprekken voeren

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

POP-gesprek / ontwikkelgesprek tips

• Beiden hebben inbreng, vooraf en tijdens het gesprek. Initiatief vooral bij medewerker
• Iedereen moet bekend zijn met het hoe, wat en waarom van deze gesprekken
• Beide partijen zijn bereid en voorbereid
• Gelijkwaardigheid; wij voeren het gesprek
• Veiligheid; openheid, eerlijkheid en vertrouwen
• Toekomstgerichtheid; het gesprek gaat over het heden in relatie tot de toekomst
• Juiste omstandigheden; de juiste personen spreken elkaar, juiste plaats, juiste tijd, juiste stemming
• Reële positieve benadering; het gesprek is gericht op perspectieven, kansen en mogelijkheden
• Actief luisteren, open vragen, stimulerende en concretiserende vragen
• Echt luisteren lost vaak meer op dan zelf oplossingen aandragen
• Realiteitszin; je kunt geen ijzer met handen breken. Een gesprek kan een probleem niet altijd oplossen
• Probeer zo concreet mogelijk te zijn, voorkom vaagheid
• Afspraken SMART vastleggen (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden)

Zou het niet mooi zijn als iedere medewerker zijn eigen ontwikkeling stimuleert? Kijk dan eens bij

onze training Situationeel Leidinggeven
of bij de training Functionerings- en Beoordelingsgesprekken voeren

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.