Gespreksmodel voor pop / ontwikkelgesprek

Doel van het POP-gesprek / ontwikkelgesprek

Het hoofddoel van het POP-gesprek of ontwikkelgesprek is om gestructureerd de
ontwikkelmogelijkheden en wensen van de medewerker te bespreken. Dit gesprek kan een
sterke motiverende impact hebben op de medewerker en biedt tevens de organisatie de
gelegenheid om medewerkers op de langere termijn aan zich te binden. De vastgelegde
wensen en afspraken worden vervolgens opgenomen in het Persoonlijk Ontwikkel Plan.
Hierdoor kunnen de doelen van de organisatie en de ambities van de medewerkers optimaal
op elkaar worden afgestemd. Het ideaal is dat de groei van de medewerker hand in hand
gaat met de doelstellingen van de werkgever.

De voornaamste doelen van deze ontwikkelgesprekken zijn:

1. Ruimte voor toekomstvisie: Niet alleen het heden wordt besproken, maar ook
   toekomstmogelijkheden krijgen aandacht.
2. Optimaal benutten van competenties: De kans neemt toe dat de competenties en
   talenten van de medewerker beter worden benut.
3. Flexibel denken over werk: Er ontstaat meer flexibiliteit in de manier waarop de
   medewerker zijn loopbaanmogelijkheden benadert.
4. Motiverende impuls: Zowel de gesprekken als het ontwikkelingsplan dienen als
   motivatiebron.
5. Investering in medewerkers: Er wordt geïnvesteerd in medewerkers, waarbij hun
   persoonlijke doelen en belangen centraal staan.
6. Verheldering van verwachtingen: De verwachtingen van zowel werkgever als
   medewerker worden duidelijker.
7. Inzicht in competentieontwikkeling: Er ontstaat helderheid over welke competenties
   al goed ontwikkeld zijn en waar nog groeikansen liggen.
8. Organisatorische ontwikkeling: Het wordt duidelijk hoe de organisatie evolueert en
   welke implicaties dit heeft voor de functies.
9. Voorbereiding op toekomstige rol: Wat is er nodig om de huidige functie ook in de
   toekomst succesvol te vervullen?
10. Individuele ambities: Welke toekomstige wensen heeft de medewerker en hoe
    beïnvloedt dit zijn persoonlijke en professionele ontwikkeling?
11. Prioriteit voor medewerker ontwikkeling: De ontwikkeling van medewerkers krijgt een
    prominentere plaats op de organisatorische agenda.

Het voeren van ontwikkelgesprekken draagt bij aan het bevorderen van groei, zowel op
individueel niveau als binnen de bredere organisatie.

Zou het niet mooi zijn als iedere medewerker zijn eigen ontwikkeling stimuleert? Kijk dan eens bij

onze training Situationeel Leidinggeven
of bij de training Functionerings- en Beoordelingsgesprekken voeren

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Wat is een pop-gesprek / ontwikkelgesprek

Het POP-gesprek, ook bekend als het ontwikkelgesprek, is een dialoog waarin de leidinggevende en de medewerker samen ideeën delen en afspraken maken omtrent de ontwikkelingsmogelijkheden van de medewerker. Dit wordt concreet uitgewerkt in een plan met specifieke ontwikkelingsdoelen, prioriteiten en ondersteuning vanuit de organisatie. De medewerker speelt voornamelijk zelf een cruciale rol in het opstellen van dit plan.

Ontwikkelgesprekken vormen een onlosmakelijk onderdeel van het mobiliteitsbeleid van de organisatie. Dit beleid heeft tot doel om de beweging van medewerkers naar andere posities te bevorderen, zowel binnen als buiten de organisatie. Hiermee wordt voorkomen dat een medewerker vast komt te zitten in een enkele functie en wordt zijn inzetbaarheid bevorderd, zowel binnen de organisatie als op de bredere arbeidsmarkt. Binnen het ontwikkelgesprek wordt expliciet aandacht besteed aan de veranderende behoeften en kansen van medewerkers, ook met het oog op vergrijzing. Hierbij worden opties zoals functiewijzigingen en aanpassingen van taken besproken.

In veel organisaties vindt er weliswaar enige mate van communicatie plaats tussen werknemers en werkgevers, maar vaak gebeurt dit niet officieel en ontbreekt de structuur. Voor sommige medewerkers voelt dit type gesprekken zelfs bedreigend aan.

Het ontwikkelgesprek, daarentegen, biedt een formele en gestructureerde aanpak om de persoonlijke en professionele groei van medewerkers te ondersteunen en te faciliteren.

Zou het niet mooi zijn als iedere medewerker zijn eigen ontwikkeling stimuleert? Kijk dan eens bij

onze training Situationeel Leidinggeven
of bij de training Functionerings- en Beoordelingsgesprekken voeren

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Hoe pak je een POP-gesprek / ontwikkelgesprek aan?

Een gestructureerde aanpak van een ontwikkelgesprek is van groot belang om de effectiviteit ervan te waarborgen. Volg de volgende stappen om het gesprek succesvol te laten verlopen:

1. Planning en voorbereiding: Plan het ontwikkelgesprek in en houd je aan deze datum,
   behalve bij noodgevallen. Zorg voor afstemming van formulieren en de agenda om
   verrassingen tijdens het gesprek te voorkomen. Verzamel informatie over de
   organisatie, haar toekomstverwachtingen en de mogelijke gevolgen voor de
   ontwikkeling van de medewerker.
   
   
2. Onderwerpen van gesprek: Tijdens een ontwikkelgesprek kunnen verschillende
   onderwerpen aan bod komen, zoals:
   
   - Tevredenheid over de huidige functie
   - Werkbelasting en draagkracht
   - Veranderingen in belastbaarheid door groei in kennis, vaardigheden en ervaring
   - Evaluatie van competenties en te ontwikkelen competenties
   - Wijzigingen in persoonlijke omstandigheden
   - Mogelijkheden van interne functieverandering
   - Verkenning van externe functies
   - Opvolging van eerdere afspraken en acties
   
   
3. Kenmerken van het gesprek: Houd rekening met de volgende kenmerken tijdens het
   ontwikkelgesprek:
   
   - Creëer een open en eerlijke sfeer waarin de medewerker het initiatief heeft.
   - Moedig zelfwerkzaamheid aan; laat de medewerker zijn punten toelichten en
   verkennen.
   - Bied structuur door gebruik te maken van het gespreksformulier als leidraad.
   - Luister aandachtig naar de medewerker en vat regelmatig samen.
   - Bespreek eventuele belemmeringen en blinde vlekken.
   - Introduceer kennis of verwijs naar experts wanneer dit nodig is, maar doe dit pas als de medewerker er klaar voor is en de informatie niet al bekend is.
   - Maak heldere afspraken over acties die ondernomen worden, inclusief wie, wat, en wanneer, volgens het SMART-principe.

Door het stappenplan voor het ontwikkelgesprek nauwkeurig te volgen en de nadruk te leggen op de ontwikkeling van de medewerker, kun je zorgen voor groei op zowel individueel als organisatorisch niveau.

Zou het niet mooi zijn als iedere medewerker zijn eigen ontwikkeling stimuleert? Kijk dan eens bij

onze training Situationeel Leidinggeven
of bij de training Functionerings- en Beoordelingsgesprekken voeren

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Verloop van het pop-gesprek / ontwikkelgesprek

Het voeren van een effectief ontwikkelgesprek vereist een gestructureerde aanpak om de ontwikkeling van de medewerker optimaal te bevorderen. Hieronder volgt een overzicht van de stappen in het gesprek:

1. Vaststellen van de gespeksstatus
   
   Definieer duidelijk het doel van het ontwikkelgesprek. Wat is het overkoepelende ontwikkelingsdoel? Welke agendapunten zijn er voor zowel de medewerker als de leidinggevende? Moet er een prioriteit voor de agendapunten worden vastgesteld? Hoeveel tijd is er voor dit gesprek? Heldere afspraken verbeteren de kwaliteit van het gesprek en bieden de mogelijkheid om tijdens het gesprek terug te verwijzen naar de
   agenda.
   
   

2. Bespreking van de huidige stand van zaken
   
   Het kan enige tijd geleden zijn sinds het vorige ontwikkelgesprek. Laat de medewerker zijn recente ervaringen, bevindingen en conclusies delen, vergelijkbaar met een soort reisverslag. Dit helpt je om je in te leven in wat voor de medewerker van belang is. Begin het gesprek zonder direct in discussie te gaan, dit creëert rust en veiligheid. Rust en veiligheid zijn essentiële voorwaarden voor het primaire doel: de ontwikkeling van de medewerker.

3. Ontwikkelingsbehoeften van de medewerker
   
   Laat de medewerker in eigen woorden vertellen waar zijn ontwikkelingsbehoefte ligt. Luister aandachtig en stel verdiepende vragen. Wat wil de medewerker bereiken en waarom? Wat zijn de uitvoeringsideeën? Wanneer wordt de actie ondernomen? Wat zijn mogelijk de kosten? Zijn er raakvlakken tussen de organisatiedoelen en de behoeften van de medewerker? Richt de ontwikkeling zich op kennis, vaardigheden of competenties?

4. Ontwikkelingsbehoeften vanuit de organisatie
   
   Dit punt komt grotendeels overeen met het derde punt, maar nu zijn de onderwerpen op de agenda gezet door de leidinggevende. Sommige agendapunten van zowel de medewerker als de leidinggevende kunnen samenkomen en resulteren in gezamenlijke agendapunten. Let ook op mogelijke verbanden tussen de verschillende agendapunten.

5. Concrete afspraken over de aanpak
   
   Vraag bij elk ontwikkelingspunt aan de medewerker welke oplossing hij/zij voor ogen heeft. Jouw oplossing is niet relevant. Denk aan de E=KxA-formule (Effect van de oplossing = Kwaliteit x Acceptatie). Bespreek samen de criteria en laat de medewerker zelf oplossingen vinden, bijvoorbeeld door online de juiste opleidingsaanbieder te zoeken. Maak tevens afspraken met de medewerker over Wie, Wat gaat doen en Wanneer het gereed moet zijn. Deze WWW-afspraak leent zich bij uitstek voor verslaglegging. In veel gevallen schrijft de medewerker zelf het
   plan (voor het grootste deel).

6. Benodigde ondersteuningsafspraken
   
   Vraag aan de medewerker waar hij jouw hulp verwacht. Op termijn zal de medewerker zelf kunnen aangeven waar en wanneer hij hulp nodig heeft. Streven naar zelfsturing van de medewerker blijft hierbij het doel.

7. Afspraak voor het volgende gesprek
   
   Plan alvast een volgend gesprek in. De medewerker kan aangeven hoeveel tijd hij nodig heeft voor het volgende gesprek, wat eventueel ook een korte evaluatiebijeenkomst kan zijn. Door de afspraak direct vast te leggen, benadruk je het belang ervan.

8. Evaluatie van het gesprek
   
   Vraag aan het einde van het gesprek hoe de medewerker het heeft ervaren en verzamel feedback. Sta open voor feedback en reageer niet defensief. De kracht lig in het luisteren en, indien mogelijk, actie ondernemen naar aanleiding van de feedback.

Door deze gestructureerde aanpak te volgen, wordt het ontwikkelgesprek een effectief middel om zowel individuele groei als organisatorische ontwikkeling te bevorderen.

Zou het niet mooi zijn als iedere medewerker zijn eigen ontwikkeling stimuleert? Kijk dan eens bij

onze training Situationeel Leidinggeven
of bij de training Functionerings- en Beoordelingsgesprekken voeren

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

POP-gesprek / ontwikkelgesprek tips

Een effectief ontwikkelgesprek vergt de juiste aanpak en betrokkenheid van zowel de medewerker als de leidinggevende. Hier zijn enkele waardevolle tips om een succesvol ontwikkelgesprek te voeren:

1. Wederzijdse inbreng: Zowel de medewerker als de leidinggevende dragen bij aan het gesprek, zowel vooraf als tijdens. Het initiatief ligt voornamelijk bij de medewerker.
2. Duidelijkheid en kennis: Zorg ervoor dat iedereen bekend is met het hoe, wat en waarom van ontwikkelgesprekken. Beide partijen moeten bereid en goed voorbereid zijn.
3. Gelijkwaardigheid: Benader het gesprek als gelijken. Dit is een gezamenlijk gesprek waarin beide partijen een stem hebben.
4. Veiligheid: Creëer een sfeer van openheid, eerlijkheid en vertrouwen. Dit moedigt een constructieve dialoog aan.
5. Toekomstgerichtheid: Richt het gesprek op het heden in relatie tot de toekomst. Bespreek hoe ontwikkeling kan bijdragen aan toekomstige doelen.
6. Juiste omstandigheden: Zorg voor de juiste personen, locatie, timing en stemming voor het gesprek.
7. Positieve benadering: Bekijk het gesprek vanuit een positieve hoek, gericht op perspectieven, kansen en mogelijkheden.
8. Actief luisteren en vragen stellen: Luister actief naar elkaars inzichten en stel open vragen die het gesprek bevorderen. Gebruik vragen om ideeën te concretiseren.
9. Echt luisteren: Vaak is luisteren effectiever dan zelf oplossingen aandragen. Geef ruimte voor medewerkers om hun gedachten en ideeën te delen.
10. Realiteitszin: Begrijp dat niet elk probleem direct kan worden opgelost via een gesprek. Soms zijn realistische verwachtingen nodig.
11. Concreetheid: Probeer vaagheid te vermijden door zo concreet mogelijk te zijn in doelen en actiepunten.
12. SMART afspraken: Leg gemaakte afspraken vast volgens het SMART-principe (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden).

Door deze tips te volgen, wordt het ontwikkelgesprek een waardevol instrument om groei,
ontwikkeling en samenwerking te stimuleren.

Zou het niet mooi zijn als iedere medewerker zijn eigen ontwikkeling stimuleert? Kijk dan eens bij

onze training Situationeel Leidinggeven
of bij de training Functionerings- en Beoordelingsgesprekken voeren

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.