Gespreksmodel voor coachingsgesprek

Doel

Doel van het coachingsgesprek

Coachen kan meerdere doelen dienen. Bijvoorbeeld om het presteren van een medewerker op een specifieke taak te verbeteren. De coaching kan betrekking hebben op wat de medewerker moet doen, hoe hij/zij dit doet of hoe de medewerker één en ander ervaart.

Bij het coachen gaat het er om dat de ander stap voor stap wordt begeleid in de richting van het volledig zelfstandig kunnen uitvoeren van bijvoorbeeld een taak. Daarnaast is het doel van coachen, het zelflerend vermogen van de ander te ontwikkelen door zelfsturing, naar een niveau waarop hij/zij in de toekomst tevens zelf in staat is in te spelen op de veranderende omstandigheden.

Wil je het zelflerend vermogen van de ander vergroten? Kijk dan eens bij

onze training Coachen in één dag
of bij de training Situationeel Leidinggeven

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Definitie

Wat is een coachingsgesprek?

Coachen is een wijze van begeleiding waarbij de gecoachte zich meer bewust wordt van zichzelf en zijn invloed op de omgeving. Hierbij ontwikkelt de gecoachte zichzelf (bijvoorbeeld) op een specifieke taak, waarbij hij zelf de verantwoordelijkheid leert nemen met betrekking tot te ondernemen acties om een concreet beschreven doel in de toekomst te behalen.

Het coachingsproces bestaat uit het voeren van stimulerende gesprekken met de gecoachte en het laten opdoen van leerrijke ervaringen. Op deze ervaringen vindt regelmatige reflectie plaats en worden nieuwe doelen gesteld. Vanzelfsprekend mag de gecoachte hierbij (gecontroleerde) fouten maken. De leidinggevende of manager in een coachende rol zorgt voor een balans tussen de te maken fout(en) en wat het de organisatie mag kosten.

Wil je het zelflerend vermogen van de ander vergroten? Kijk dan eens bij

onze training Coachen in één dag
of bij de training Situationeel Leidinggeven

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Aanpak

Hoe pak je een coachingsgesprek aan?

Het is een voordeel wanneer een medewerker zelf om coaching vraagt, er is dan immers al snel een hoge acceptatiegraad van de leerdoelen. Wanneer je in je rol als leidinggevende of manager duidelijk bent in je verwachtingen en tevens 'ruimte' biedt, wordt de kans trouwens al snel groter dat medewerkers uit eigen beweging met de coachingsvraag of hulpvraag komen.

Essentieel in een coachingstraject is wederzijds vertrouwen en respect. Je kunt van iemand niet verwachten dat hij zich kwetsbaar opstelt als hij zich niet veilig voelt.

Streef er bij de coachingsgesprekken naar dat de medewerker zelf de agendapunten aandraagt. Dit hoeven niet alleen verbeterpunten te zijn.

Een goede coach is onpartijdig. Hieruit bestaat dan ook het spanningsveld tussen coachen en leidinggeven: ben je in staat om je medewerker neutraal te coachen? Een optie is de medewerker zelf een coach te laten zoeken. Dit kan een collega zijn, iemand van P&O, van de afdeling Ontwikkeling & Opleiding of natuurlijk een externe coach.

Verplaats je in de ander. Ieder persoon leert op zijn eigen manier. Het is mogelijk dat de leerstijl van de medewerker een andere leerstijl is dan die van jou. Waar de ene persoon er eerst nog eens over wil nadenken wil de ander juist gelijk aan de slag. Het doel van de coach moet zijn het halen van de eindstreep en niet de wijze waarop te veel bepalen.

Medewerkers zijn prima in staat om te vertellen wat er wel en niet goed gaat. De kracht van coachen is dan ook de medewerker zelf te laten komen met oplossingen. Gebruik als coach voor jezelf het volgende motto: 'Vertel niet hoe het moet, maar vraag hoe het kan'.

Gedurende dit proces kun je als coach natuurlijk wel kritische vragen stellen om de gecoachte richting de beste oplossing te brengen (Heb je hier of daar aan gedacht?). Je kunt dus wel richtinggevende vragen stellen.

Wil je het zelflerend vermogen van de ander vergroten? Kijk dan eens bij

onze training Coachen in één dag
of bij de training Situationeel Leidinggeven

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Model

Verloop van het coachingsgesprek

Vaststellen status van het gesprek

Wat is het doel van dit gesprek? Vraag jezelf dit telkens af als coach en bespreek het doel met de gecoachte om te voorkomen dat er (te lang) over niet-relevante zaken gesproken wordt of dat er onnodig wordt uitgeweid. Wat is het totaaldoel (coachingstraject)? Wat zijn de agendapunten van de medewerker en van de coach? Is het handig om een volgorde van belangrijkheid aan te geven in de agendapunten? Hoeveel tijd hebben we voor dit gesprek? De gesprekskwaliteit neemt toe door hier duidelijk over te zijn naar elkaar. Het voordeel is dat je tijdens het gesprek hier elkaar op kunt aanspreken (teruggrijpen op de agenda).

Bespreking huidige stand van zaken

Het is enige weken geleden dat je elkaar in deze vorm gesproken hebt, laat de medewerker zijn bevindingen, ervaringen en/of conclusies weergeven (een soort reisverslag). Dit helpt je om jezelf in te leven in wat voor de ander belangrijk is. Gebruik de communicatiedrug LSD: Luisteren, Samenvatten, Doorvragen. Tevens begin je het gesprek zonder discussie. Je creëert rust en veiligheid.

Wat gaat (inmiddels) goed?

Laat de medewerker in zijn eigen bewoordingen vertellen wat de successen van de afgelopen periode waren. De valkuil is om direct te beginnen met wat niet goed gaat. Benadruk het positieve en beloon de ander met complimenten. Vertel ook welke positieve zaken jezelf opgevallen zijn. Positieve feedback verhoogt tevens het taakspecifieke zelfvertrouwen.

Wat kan (nog) beter?

Vraag de medewerker waar hij nog niet helemaal tevreden over is. Gebruik geen negatief beladen woorden als slecht of beroerd. Geeft de medewerker meerdere punten aan, vat deze dan samen en vraag hem daar prioriteit in te stellen. Indien je bij je vorige afspraken beloofde iets voor de medewerker te doen: vraag dan om feedback. Is de medewerker tevreden over hetgeen je gedaan hebt?

Concrete afspraken over verbeteringsaanpak

Vraag aan de medewerker bij ieder verbeterpunt welke oplossing hij voor ogen heeft. Wanneer de medewerker in deze fase kan vertellen wat niet goed gaat, mag je ook een mogelijke oplossing verwachten. Denk aan de bekende formule E=KxA (Effect van de oplossing = Kwaliteit x Acceptatie), het gaat dus niet om de oplossing van de coach. Maak tevens afspraken met de medewerker over Wie, Wat gaat doen en Wanneer het gereed moet zijn. Deze WWW-afspraak leent zich bij uitstek voor verslaglegging. Laat bijvoorbeeld de medewerker zelf het verslag maken.

Afspraken over benodigde steun

Vraag aan de medewerker waar hij hulp van jouw kant verwacht. In een later stadium mag je van de medewerker verwachten dat je deze vraag niet meer hoeft te stellen. Een taakvolwassen medewerker kan goed aangeven waar en wanneer hij hulp nodig heeft. Blijf streven naar zelfsturing van de medewerker.

Afspraak volgend gesprek

Maak voordat je uit elkaar gaat, een afspraak voor een volgend gesprek. De medewerker kan zelf aangeven over hoeveel weken hij denkt het volgende gesprek te willen voeren. Leg de afspraak direct vast, hiermee geef je tevens het belang ervan aan.

Evaluatie van dit gesprek

Vraag aan het einde van het gesprek hoe de medewerker het gesprek heeft ervaren. Laat de medewerker feedback geven en ga daarbij niet in de verdediging. De kracht is te luisteren en mogelijk iets met de feedback te doen. Je kunt tenslotte voortdurend van elkaar leren.

Wil je het zelflerend vermogen van de ander vergroten? Kijk dan eens bij

onze training Coachen in één dag
of bij de training Situationeel Leidinggeven

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.