Gespreksmodel voor selectiegesprek

Gespreksmodel Selectiegesprek - DoelDoel

Het doel van het selectiegesprek is om in relatief korte tijd als selecteur een goed beeld te krijgen van de kandidaat qua geschiktheid voor een te vervullen functie. Een belangrijk gesprek, immers kan een slecht gevoerd selectiegesprek tot gevolg hebben dat je een goede kandidaat laat lopen of dat je iemand aanneemt die minder of niet geschikt is. Tevens is het doel van dit gesprek om de kandidaat een goed beeld te geven over je organisatie en de betreffende functie.

 

Wil je meer uit de selectieprocedure en het gesprek halen? Kijk dan eens bij

onze training Selectiegesprekken voeren
of bij de training Effectief Communiceren

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Gespreksmodel Selectiegesprek - DefinitieDefinitie

Het selectiegesprek is een gesprek dat je als selecteur (manager, personeelsadviseur) voert met een kandidaat die in aanmerking wil komen voor een vacante functie. In dit gesprek wordt informatie verstrekt door de selecteur over de organisatie en de functie en verstrekt de kandidaat informatie over zichzelf. Na dit gesprek hebben beide partijen een zo correct mogelijk beeld over elkaar om een goed besluit te kunnen nemen over het vervolg van de selectieprocedure.  

 

Wil je meer uit de selectieprocedure en het gesprek halen? Kijk dan eens bij

onze training Selectiegesprekken voeren
of bij de training Effectief Communiceren

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Gespreksmodel Selectiegesprek - AanpakAanpak

De criteria waaraan een goed selectiegesprek moet voldoen zijn onder te verdelen in de persoon van selecteur en in die van de omstandigheden c.q. omgeving. Vanzelfsprekend probeert de selecteur deze omstandigheden zo gunstig mogelijk voor de sollicitant te beïnvloeden. 

Het gedragsgerichte interview 
Bereid het gedragsgerichte deel in het interview goed voor. Welke competenties ga je bevragen? Stel vragen die betrekking hebben op concreet gedrag ‘Wat deed u toen? ’ Stel geen fantasievragen als ‘Wat zou u in een dergelijke situatie doen?’ 

Structuur van het gesprek
Hanteer een goed voorbereid gespreksmodel, breng structuur aan. Geef de sollicitant informatie bij het begin van het gesprek hoe dit gesprek gaat lopen (agendapunten). Zo weet de sollicitant wat hem ongeveer te wachten staat en wanneer hij bijvoorbeeld vragen kan stellen. 

Luistervaardigheden
De selecteur weet door een aantal gesloten vragen te stellen een gebied aan te geven waar hij het met de sollicitant over wil hebben. Ook stelt de selecteur open vragen om informatie te vergaren. De selecteur luistert goed en stelt vragen ter verduidelijking. Een goede selecteur is niet snel tevreden. De valkuil is dat men zelf dingen invult of aanvult. Deze beleving dient aan de sollicitant getoetst te worden. Een selecteur verzamelt feiten, geen interpretaties. 

De voorbereiding
De selecteur heeft de stukken goed gelezen en met zijn eventuele collega-selecteur. Spreek een duidelijke rolverdeling af. Uit de sollicitatiebrief en het CV zijn de onduidelijkheden verzameld, met als doel deze aan de sollicitant voor te leggen. Voer je het selectiegesprek gelijktijdig met twee selecteurs, stem af wie welk agendapunt voor zijn rekening neemt. Bereid de te stellen vragen goed voor. In de voorbereiding neemt de selecteur onderstaande omstandigheden voor zijn rekening. 

Uitnodigingsbrief
De sollicitant heeft een duidelijke uitnodigingsbrief ontvangen met datum en tijdstip van het gesprek. Eventuele routebeschrijving is meegezonden met het telefoonnummer van de contactpersoon die men kan bereiken i.v.m. eventuele calamiteiten. De receptie c.q. portier is op de hoogte gesteld van de tijdstippen en namen van sollicitanten. Zij moeten op de hoogte zijn van wat de bedoeling is. 

Rustige ruimte
Het is voor een sollicitant knap vervelend als alle mogelijke nieuwe collega’s even om het hoekje komen kijken hoe hij er uit ziet. Koffie/thee en recente literatuur of publicaties van je organisatie is in de wachtruimte aanwezig. 

Gelijkwaardigheid
Laat sollicitanten niet langer wachten dan strikt noodzakelijk is. Laat gesprekken niet uitlopen of reserveer een maximale uitlooptijd van 20 minuten. Haal de sollicitant zelf op. Op deze wijze kun je ook al wandelend via de koffiemachine informeel met elkaar kennismaken. 

Selectiegesprek
Je telefoon en andere communicatiemiddelen zijn tijdelijk door- of uitgeschakeld. De selectieruimte is zo ingedeeld dat de sollicitant geen hinder heeft van te sterke verlichting en/of zonlicht. Wanneer het mogelijk is, zorg voor een 90 graden stoelpositie t.o.v. de sollicitant en zorg er voor dat je direct zicht hebt op de deur. Mocht iemand toch de ruimte betreden kun je deze persoon onmiddellijk de toegang ontzeggen. Val de sollicitant ook niet lastig met de sollicitatiebrieven van eventuele mededingers.

 

Wil je meer uit de selectieprocedure en het gesprek halen? Kijk dan eens bij

onze training Selectiegesprekken voeren
of bij de training Effectief Communiceren

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Gespreksmodel Selectiegesprek - ModelModel

Stel de sollicitant op zijn gemak
Solliciteren en selecteren zijn spannende bezigheden. Door samen naar de koffiemachine te lopen of informeel te praten over een gemeenschappelijke hobby, creëer je alvast een prettige omgeving voor beiden. 

Vaststellen status van het gesprek
Geef in het kort het doel van het gesprek aan en hoe het gesprek is opgebouwd. Wat zijn de agendapunten? Op welk moment is er ruimte voor vragen? Hoeveel tijd is er gepland voor dit gesprek? Partijen stellen zich persoonlijk voor. Geef bij meerdere selecteurs aan wat de rol c.q. taakverdeling is. 

Verstrek informatie over de organisatie
Neem in de voorbereiding mee wat je over de organisatie en over de functie gaat vertellen. Om te voorkomen dat de ‘slimme’ sollicitant sociaal wenselijke antwoorden geeft in het interviewgedeelte (agendapunt 4), geef je in deze fase slechts informatie over de organisatie en nog niet over de functie. Je kunt bijvoorbeeld aan de sollicitant vragen wat hij al van de organisatie weet, je hoeft dan slechts belangrijke gemiste informatie aan te vullen. Zo voorkom je dat je zelf teveel aan het woord bent en je weet gelijk of de kandidaat zich al in je organisatie verdiept heeft, wat natuurlijk nog niets zegt over het wel of niet goed kunnen functioneren. 

Een organogram kan duidelijkheid in de organisatiestructuur brengen. Geef hierbij een korte toelichting. Bij uitgebreide organisatieschema’s hoef je alleen het deel te laten zien dat voor de sollicitant van toepassing is. Probeer in deze fase een aangename sfeer neer te zetten. Laat de eerste 3 agendapunten niet langer dan ongeveer 12 minuten duren. 

Doorvragen op competenties: het gedragsgerichte interview (START)
Probeer niet al te veel competenties te bevragen, kies vooraf bijvoorbeeld de 3 meest cruciale competenties voor de functie en vraag hier goed op door. In je voorselectie heb je natuurlijk al een onderscheid gemaakt in harde en zachte criteria. Zie het gedragsgerichte START-interview hoe je goed kunt doorvragen met deze techniek. Hanteer ongeveer maximaal 10 minuten per competentie. 

Verstrek informatie over de functie
Dit is hetzelfde als agendapunt 3 (informatie over de organisatie) maar dan sec over de functie, hoofdtaken, verantwoording verschuldigd aan, afdelingsaangelegenheden, bepaalde bijzonderheden, etc. Wanneer je een selectiegesprek met 2 selecteurs voert, is het verstandig dit agendapunt door de direct leidinggevende te laten behandelen, deze kan hier tenslotte de meest relevante info over geven.

De belangrijkste arbeidsvoorwaarden
Vanzelfsprekend is de sollicitant benieuwd naar de arbeidsvoorwaarden. Je wilt niet dat na de afronding van de gehele procedure blijkt, dat de sollicitant nee zegt op de arbeidsvoorwaarden. Daarom is het noodzakelijk de belangrijkste arbeidsvoorwaarden aan de sollicitant mede te delen. Bijvoorbeeld: de salarisschaal met bedragen (range), deelname pensioenfonds, vakantie en ADV-dagen, lease-auto. Ga niet in op de details van de arbeidsvoorwaarden, het gaat er om of de sollicitant zich kan vinden in uw globale arbeidsvoorwaardenpakket. 

Afronden
In je afronding vraag je aan de sollicitant of hij nog steeds interesse heeft. Stel dat de kandidaat de functie niet ziet zitten terwijl jij denkt de geschikte persoon gevonden te hebben! Je bespaart jezelf onnodig veel werk en tijd, door dit in een zo vroeg mogelijk stadium te weten. 

Je kunt tijdens de afronding uitleg geven over de verdere procedure en aan de kandidaat vragen of er nog zaken zijn die voor hem onbeantwoord zijn gebleven. Voor de sollicitant is het belangrijk om te horen wanneer en op welke wijze hij een reactie van jou kan ontvangen. Natuurlijk houd je je aan de toezeggingen die je doet. 

 

Wil je meer uit de selectieprocedure en het gesprek halen? Kijk dan eens bij

onze training Selectiegesprekken voeren
of bij de training Effectief Communiceren

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Gespreksmodel Selectiegesprek - TipsTips

Bij het selecteren van de meest geschikte kandidaat gaat het er om dat je je beslissing fundeert op juiste, betrouwbare informatie. Selecteren blijft echter mensenwerk en het gevaar bestaat daarom dat je je persoonlijke voorkeuren mee laat wegen. Van belang is dat je beoordelingsfouten probeert uit te sluiten. Hieronder staan de meest voorkomende, zodat je hier in het selectieproces rekening mee kunt houden. 

De eerste of de laatste indruk
Iemand geeft je een stevige hand, of iemand komt te laat. Bij het weggaan stoot iemand de koffiepot van tafel. Dit zijn typerende voorbeelden van de eerste c.q. laatste minuut van het selectiegesprek. Welke feiten kun je hieruit afleiden? 

Halo en Horn effect
Het gevaar bestaat dat als iemand iets ontzettend goed gedaan heeft, zeker als dat iets is dat past binnen jouw waarden en normen, je tegen jezelf zegt dat hij alle andere zaken dan ook wel goed zal verrichten (Halo-effect). Wellicht heb je wel een feit boven tafel weten te krijgen, maar ga wel verder op zoek in het gesprek naar ‘bewijzen’ op basis van feiten. Hetzelfde geldt als iemand iets (in jouw beleving) echt verkeerd heeft gedaan (Horn-effect) en dat je dit (te zwaar) mee laat wegen bij andere zaken die diegene gedaan heeft: ‘dan zal hij dat in die andere situatie ook wel niet kunnen’. 

Aantrekkelijkheid
Bepaalde mensen komen aantrekkelijker over dan anderen. Blauwe ogen of een aantrekkelijk persoon van de andere sexe. Welke feiten liggen hier aan ten grondslag? Aantrekkelijk kan een criterium zijn, bijvoorbeeld voor de functie van acteur of actrice. Representatief is iets anders dan aantrekkelijk. Zorg ervoor dat je niet in deze valkuil stapt. Beoordeel het van te voren geschetste profiel aan de kandidaat door feiten te verzamelen.

Functiezwaarte
Het feit dat iemand de afgelopen periode (in jouw ogen) een zware c.q. moeilijke functie vervuld heeft, kan al snel voor het idee zorgen dat diegene vast heel geschikt is. Het zegt echter nog helemaal niet dat hij in staat is om de functie die jij aanbiedt tot een goed einde te brengen. Aan welke criteria moet iemand precies voldoen om de functie binnen jouw organisatie te vervullen? Laat je door deze persoon niet beïnvloeden door allerlei prachtige verhalen. Jij bent de regisseur van het gesprek. 

Sollicitanten vergelijken
Vergelijk kandidaten niet met elkaar, je zou dat zelf ook niet prettig vinden. Het gaat er om de kandidaten af te zetten tegen het functieprofiel, niet tegen elkaar. Voldoet iemand wel of niet aan een bepaald criterium? 

Geen feiten
Na het selectiegesprek vraagt iemand je wat je conclusie is over de kandidaat. Dan kun je niet met een antwoord komen dat je er geen (of juist wel) prettig gevoel aan over hebt gehouden. Gevoel is natuurlijk wel van belang. Maar waar komen deze gevoelens vandaan? Kun je ze met feiten onderbouwen? Of heeft het gewoon meer met jezelf te maken? Zorg daarom tijdens het interview dat je over feiten beschikt. Wanneer je ergens over twijfelt of er een apart gevoel van krijgt, benoem dat dan. Gewoon aan de sollicitant vragen. 

Besluitvorming
Gedurende het interview heb je aantekeningen gemaakt. Na afloop van ieder interview doe je er verstandig aan om direct een beoordeling in te vullen. Reserveer daar ook tijd voor. Wanneer je met meerdere selecteurs de selectie laat plaatsvinden is het verstandig om individueel de beoordeling in te vullen. Pas daarna wissel je ervaringen en observaties uit. Op deze wijze voorkom je dat je elkaar beïnvloedt. Maak daarom voorafgaand aan de selectieronden een beoordelingsformulier aan de hand van de vooraf gestelde criteria (eisen en wensen). Door deze te standaardiseren kun je ze eenvoudig naast elkaar leggen en vergelijken in een schema. Wanneer er op bepaalde criteria verschillen zijn tussen de beoordelingen, probeer dan goed te luisteren naar elkaars motivaties. Toets elkaar vooral op feiten.

Wil je meer uit de selectieprocedure en het gesprek halen? Kijk dan eens bij

onze training Selectiegesprekken voeren
of bij de training Effectief Communiceren

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.