Gespreksmodel voor adviesgesprek

Doel van het adviesgesprek

Het doel van een adviesgesprek is meer dan alleen het bieden van kwalitatief advies; het omvat ook het streven naar acceptatie van dat advies door de betrokkenen. De wet van Maier, uitgedrukt als E = K x A, illustreert dit. Het uiteindelijke effect (E) wordt bepaald door twee belangrijke factoren:

• De vakinhoudelijke kwaliteit (K) van het advies zelf.
• De mate van acceptatie (A) bij de betrokkenen. 

Effectief adviseren vereist niet alleen inhoudelijke expertise, maar ook het vermogen om de acceptatie van het advies bij de klant te verkrijgen. Adviesgesprekken worden doorgaans onderverdeeld in twee hoofdvarianten: het diagnose-receptmodel en het participatiemodel.

Het diagnose-recept model omvat het presenteren van advies op basis van expertise, waarbij de adviseur als expert optreedt door een diagnose te stellen en vervolgens een oplossing aan te reiken.

Het participatiemodel daarentegen richt zich op een interactieve aanpak, waarbij de adviseur de klant actief betrekt bij het proces van het vinden van een oplossing. Deze benadering stimuleert de betrokkenheid van de klant en vergroot daarmee de kans op acceptatie van het advies. Over het algemeen wordt het participatiemodel gezien als effectiever en meer bevorderlijk voor acceptatie van advies binnen adviesgesprekken.

Wil je meer rendement uit jouw (gevraagde en ongevraagde) adviesgesprekken halen? Kijk dan eens bij

onze Training Adviesvaardigheden voor HR / P&O-ers

of bij de Training adviesvaardigheden

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Wat is een adviesgesprek?

Een adviesgesprek is een interactie tussen een adviseur en een cliënt, gericht op het bespreken van problemen, uitdagingen of doelen om tot een passende oplossing te komen. Het draait om het bieden van begeleiding, inzichten en aanbevelingen die de cliënt helpen bij het nemen van beslissingen of het aanpakken van specifieke vraagstukken. Het is niet alleen het delen van informatie; het gaat ook om het stimuleren van actie en verandering. Vaak vereist een effectief adviesgesprek het overwinnen van mogelijke weerstand tegen verandering en het actief betrekken van de cliënt bij het proces om een oplossing te vinden die voor hen werkt.

Wil je meer rendement uit jouw (gevraagde en ongevraagde) adviesgesprekken halen? Kijk dan eens bij

onze Training Adviesvaardigheden voor HR / P&O-ers

of bij de Training adviesvaardigheden

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Hoe pak je een adviesgesprek aan?

Binnen adviesgesprekken bestaan diverse stijlen, variërend van sterk sturend tot meer ondersteunend. De expertstijl benadrukt bijvoorbeeld de feitelijke onderbouwing van het advies, terwijl de regisseurstijl nauw samenwerkt met de klant in het plannen en organiseren van het adviesproces. Verderop vind je ook de begeleiderstijl, waarbij ondersteuning centraal staat terwijl de klant zelf zijn problemen oplost. Tot slot is er de afstandstijl, waarbij de focus ligt op het minimaliseren van directe ondersteuning, vertrouwend op het zelfoplossend vermogen van de klant. Elke stijl heeft zijn eigen kenmerken en valkuilen binnen het adviesgesprek

De Expertstijl

Een stijl die sterk sturend en weinig ondersteunend is. Je onderzoekt de gegevens en maakt een definitie van het probleem. Vervolgens presenteer je de aanbevelingen in bijvoorbeeld een rapport. De klant zoekt naar zekerheid en vindt in deze adviseur een deskundige die zijn advies met feiten heeft onderbouwd. De adviseur kan door zijn expertrol onafhankelijk en objectief adviezen uitbrengen. De valkuil is dat de expert kan doorslaan en de politieke en sociale relaties vergeet.

De Regisseurstijl

Deze stijl is zowel sturend als ondersteunend. Als ‘regisserende adviseur’ maak je duidelijke plannen, faseringen en aanpakvormen. Je doet dat in goed overleg met je klant. De inbreng van de klant is gelijkwaardig aan die van jou als adviseur. De regisseur is daardoor doelgericht en transparant. Daar waar nodig beleg je een overleg, stel je de agenda samen en draag je zorg voor verslaglegging. Bij deze overleggen wordt nadrukkelijk de inbreng van de klant gevraagd. Anders gezegd, de regisseur betrekt de klant erbij en denkt altijd een aantal stappen vooruit. Je neemt de klant zaken uit handen. De valkuil is dat klanten zich bedreigd of beklemd kunnen gaan voelen omdat de regisseur te aanwezig is, wil regelen en sturen.

De Begeleiderstijl

Sterk ondersteunend maar weinig sturend. Principieel lost de klant zijn eigen problemen op. Als adviseur begeleid je in het geven van inzichten. De begeleider is een goede luisteraar, heeft gevoel voor onderlinge verstandhoudingen en is inlevend voor sociale processen. Klanten voelen zich gehoord en daardoor prettig en veilig bij hem. De valkuil is dat je als begeleider verstrikt kan raken in de vele complexe sociale (vaak persoonlijke) problemen van klanten.

De Afstandstijl

Deze stijl is zowel weinig ondersteunend als sturend. Je adviseert op afstand en bouwt de sturing en ondersteuning af. Het adviestraject is daardoor ook weinig intensief. Je legt eventueel bepaalde inzichten en/of technieken vast of helpt met oefenen of inwerken. In deze fase ga je als adviseur uit van het zelflerend en probleemoplossend vermogen van de klant. De klant heeft alle ruimte aan eigen inbreng en verantwoordelijkheid. Er is meer dan voldoende vertrouwen in de klant dat deze het zelf zal klaren. De valkuil is dat de afstandelijke adviseur er te snel van uit gaat dat de klant het verder wel zonder hem afkan.

Wil je meer rendement uit jouw (gevraagde en ongevraagde) adviesgesprekken halen? Kijk dan eens bij

onze Training Adviesvaardigheden voor HR / P&O-ers

of bij de Training adviesvaardigheden

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Verloop van het adviesgesprek

Hieronder staat een voorbeeld van de fasering van een adviesgesprek (de adviseur als begeleider, zie Aanpak). De complexiteit van het probleem bepaalt natuurlijk hoeveel gesprekken er daadwerkelijk nodig zijn.

Vaststellen status van het gesprek

Waarom zitten we hier aan tafel? Wat zijn de belangrijkste agedapunten? Wat zijn de wederzijdse verwachtingen? Wat is in enkele woorden de essentie van het probleem? Moet er prioriteit worden gegeven aan enkele agendapunten? Hoeveel tijd hebben we voor dit gesprek?

Probleemverkenning en analyse

Samen stel je een definitie van het probleem op. Is dit waar de schoen wringt? Wat gaat er door dit probleem niet goed? Wie zijn er allemaal bij betrokken? Waar speelt dit probleem mogeljk nog meer? Wat gebeurt er als we dit probleem niet oplossen? Wie is de eigenaar van het probleem? Zowel objectieve (feiten) als subjectieve informatie (beleving) wordt verzameld. Gebruik de ‘communicatiedrug’ LSD (luisteren-samenvatten-doorvragen) veelvuldig. Zijn er nog meer mensen die ik zou moeten spreken? Wat lijkt in deze fase de best mogelijke oplossingsrichting?

Presentatie van het Advies

Het is mogelijk dat deze fase pas in een volgend gesprek plaatsvindt. Als dat zo is dat zijn hier natuurlijk bij stap 2 afspraken over gemaakt. Inventariseer nu alle mogelijke oplossingen en schrijf deze op (bv. met behulp van een flip-over). Bekritiseer niet direct de (eerder) aangedragen oplossingen en probeer zoveel mogelijk (nieuwe) oplossingen van de ander te laten komen. Evalueer deze oplossingen naar bruikbaarheid (voor- en nadelen inventarisatie). Bepaal met elkaar welke oplossing het probleem structureel doet oplossen. Zitten er aan deze oplossing nog haken en ogen? Formuleer nu het advies in eigen woorden.

Afsluiting

Het definitieve advies ligt er nu. Geef de (interne) klant voldoende ruimte te reageren. Is de klant tevreden met het advies? Voldoet de afspraak aan de wederzijdse verwachtingen? Zijn er zaken die nog moeten gebeuren? Wie gaat nu wat doen en wanneer is het gereed?

Wil je meer rendement uit jouw (gevraagde en ongevraagde) adviesgesprekken halen? Kijk dan eens bij

onze Training Adviesvaardigheden voor HR / P&O-ers

of bij de Training adviesvaardigheden

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Adviesgesprek tips

• Inschatting van klantkennis: beoordeel goed het kennisniveau van je klant met betrekking tot het onderwerp. Pas je benadering aan, omdat de basiskennis per klant en onderwerp kan verschillen.
• Begrip van eigen stijlbeperkingen: herken je eigen grenzen en beperkingen bij het kiezen van een adviesstijl. Wees je bewust van je sterke en zwakke punten in het adviseren.
• Consistentie in stijl: vermijd te veelvuldige veranderingen in je adviesstijl tijdens het gesprek. Consistentie in je aanpak kan de klant helpen zich comfortabeler te voelen en de boodschap beter te begrijpen.
• Flexibiliteit in aanpak: als je aanpak niet werkt, wees dan bereid om iets anders te proberen. Flexibiliteit in je benadering kan cruciaal zijn om effectief te communiceren en tot oplossingen te komen.
• Afstemming op de omgeving: kies een adviesstijl die past bij de omgeving, waaronder de organisatiecultuur en -structuur. Een passende stijl kan de acceptatie en implementatie van het advies bevorderen.

Wil je meer rendement uit jouw (gevraagde en ongevraagde) adviesgesprekken halen? Kijk dan eens bij

onze Training Adviesvaardigheden voor HR / P&O-ers

of bij de Training adviesvaardigheden

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.