Gespreksmodel voor feedbackgesprek

Doel van het feedbackgesprek

Feedback is een cruciaal instrument voor groei en ontwikkeling, zowel op professioneel als persoonlijk vlak. Het geven en ontvangen van feedback is een van de belangrijkste vaardigheden om elkaar informatie te verschaffen over gedrag dat wel of juist niet effectief is. Een feedbackgesprek is niet alleen nuttig om verbeterpunten aan te wijzen, maar ook om successen te erkennen en te benadrukken.

Feedback moet niet alleen constructief zijn, maar ook empathisch en respectvol. Wanneer feedback op de juiste manier wordt gegeven en ontvangen, bevordert het niet alleen het bewustzijn van de eigen acties, maar het versterkt ook de band tussen mensen. Het draagt bij aan een cultuur van open communicatie en transparantie binnen teams en organisaties. Daarnaast biedt feedback concrete handvatten voor groei. Feedback zorgt niet alleen voor identificatie van gebieden die verbetering nodig hebben, maar het zorgt ook voor het aanreiken van specifieke suggesties en adviezen om die verbeteringen te realiseren. Door deze gerichte begeleiding kan feedback een krachtig middel zijn om individuen te helpen hun potentieel te benutten en effectiever te worden in hun rol.

Wil je dat het geven en ontvangen van feedback als prettig wordt ervaren? Kijk dan eens bij 
onze training Situationeel Leidinggeven of bij de training Effectief Communiceren.

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Wat is een feedbackgesprek?

Een feedbackgesprek is een gestructureerde dialoog tussen twee of meer individuen, waarin informatie wordt uitgewisseld over het gedrag, de prestaties, of de resultaten van een persoon. Het is niet eenrichtingsverkeer, maar een tweezijdige communicatie waarin de ontvanger de kans krijgt om te reageren, vragen te stellen en verheldering te zoeken. Het is de kunst om hierbij te zeggen wat je hebt waargenomen en wat die waarneming met je gedaan heeft (bijvoorbeeld vervelend gevoel). Tevens kun je de ander suggesties geven hoe het anders of effectiever zou kunnen.

Het is belangrijk bij feedback dat het constructief en specifiek is. Het moet gebaseerd zijn op observeerbare feiten en gedragingen om verwarring te voorkomen en de kans op verbetering te vergroten. Het moet ook gericht zijn op het identificeren van concrete acties die kunnen worden ondernomen om de gewenste verandering te bewerkstelligen.

Door de ander feedback te geven, geef je de ander als het ware de kans aan de slag te gaan met een mogelijk ontwikkelpunt. Het biedt een kans voor zowel de gever als ontvanger om inzicht te krijgen in het effect van hun gedrag op anderen en op de situatie. Je durft hiermee als het ware zelf in de spiegel te kijken of juist de ander een spiegel voor te houden. Feedback stimuleert het zelfbewustzijn, wat een belangrijke basis is voor verandering in het gedrag. Het is een krachtige tool die, mits goed toegepast, individuen en teams kan helpen om hun volledige potentieel te bereiken.

Wil je dat het geven en ontvangen van feedback als prettig wordt ervaren? Kijk dan eens bij 
onze training Situationeel Leidinggeven of bij de training Effectief Communiceren.

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Hoe pak je een feedback gesprek aan?

Een effectief feedbackgesprek vergt zorgvuldige voorbereiding, een gestructureerde aanpak en empathische communicatie. Weet waar je feedback over geeft. Verzamel informatie in de vorm van feiten en voorbeelden. Het gaat om het gedrag van de ander, niet om zijn persoonlijkheid. Plak geen etiketten op de ander als 'jij bent een sloddervos', maar geef aan wat je geconstateerd of gezien hebt. Bijvoorbeeld: Gisteravond zag ik dat je bureau nog vol met papieren en andere spullen bezaaid lag.

Zie hieronder een aantal stappen voor het succesvol aanpakken van een feedbackgesprek.

Voorbereiding

Goede voorbereiding is cruciaal bij feedbackgesprekken. Begin dus met het verzamelen van feiten en voorbeelden die je wilt bespreken. 

Juiste moment en juiste omgeving

Zoek een geschikt moment en een rustige omgeving voor het gesprek. Zorg ervoor dat beide partijen ongestoord kunnen praten en luisteren.

Respectvol en constructief communiceren

Blijf altijd respectvol tijdens het communiceren van de feedback en zorg ervoor dat de feedback constructief is zodat de ontvanger weet wat hij/zij moet verbeteren. Biedt concrete suggesties en ondersteuning om het gewenste gedrag te realiseren. 

Evalueren en opvolgen

Evalueer regelmatig de voortgang en plan vervolggesprekken in om te zien hoe de veranderingen zich ontwikkelen. Dit toont betrokkenheid en ondersteuning bij de groei van de persoon.

Wil je dat het geven en ontvangen van feedback als prettig wordt ervaren? Kijk dan eens bij 
onze training Situationeel Leidinggeven of bij de training Effectief Communiceren.

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Verloop van het feedbackgesprek

Beschrijf letterlijk het gedrag dat je hebt waargenomen

Dit is nu al de derde keer dat je meer dan een half uur te laat bent op onze afspraak zonder dat je een duidelijke reden hebt. 

Toets of dit klopt

Klopt dit of heb ik het mis? 

Vertel hoe het overkomt, wat voor gevoel het bij je oproept, wat het effect op jezelf is

Ik krijg hierdoor het gevoel dat je onze afspraak totaal niet belangrijk vindt en krijg steeds minder zin om hiermee door te gaan. 

Vraag of diegene zich hier iets bij kan voorstellen

Kun je je hier iets bij voorstellen? 

Vraag hoe het anders zou kunnen, of geef een suggestie of tip

Ik wil je dus vragen in hoeverre jij nog belang hecht aan onze afspraken en of we wellicht dit anders moeten gaan aanpakken?

Wil je dat het geven en ontvangen van feedback als prettig wordt ervaren? Kijk dan eens bij 
onze training Situationeel Leidinggeven of bij de training Effectief Communiceren.

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Feedbackgesprek tips

• Wees specifiek en feitelijk. Vertel wat je hebt gezien en niet wat je denkt te hebben gezien
• Praat in de ik-vorm, niet in de jij-vorm
• Benadruk eerst het positieve. Start het gesprek met positieve aspecten om een constructieve sfeer te creëren
• Geef geen feedback wanneer je nog enorm boos bent
• Wacht niet te lang met het geven van de feedback en geef ruimte voor dialoog 
• Toets of de persoon je begrijpt
• Let op het non-verbale gedrag van de ander
• Geef bruikbare feedback: het gaat om wat iemand doet (gedrag), niet om wie iemand is (persoon)
• Doseer je feedback
• Kies een rustige plek, dus niet in het bijzijn van je collega's
• Volg op. Controleer regelmatig de voortgang en bied indien nodig verdere ondersteuning of begeleiding

Wil je dat het geven en ontvangen van feedback als prettig wordt ervaren? Kijk dan eens bij 
onze training Situationeel Leidinggeven of bij de training Effectief Communiceren.

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.