Tijdmanagementmatrix Covey
Regelmatig stapelt het werk zich op en soms er lijkt geen einde aan te komen. Ook de bijbehorende geestelijke en lichamelijke druk stapelt zich op en af en toe heb je wel eens het gevoel dat het je zelfs te veel wordt. Het lijkt wel alsof er steeds meer van je wordt verlangd en dat anderen bepalen hoeveel tijd je voor jezelf mag hebben. Dan is het tijd om daar eens rustig voor te gaan zitten en na te denken over het doel van jouw functie en het stellen van prioriteiten. Een bekend en handig hulpmiddel hiervoor is de Covey matrix. Je stelt jezelf 2 vragen: Is het belangrijk (ben ik hiervoor ingehuurd) en is het urgent (kan het wachten of juist niet). De Covey matrix ziet er als volgt uit:
Beschrijving van de Covey Matrix
Kwadrant I, Urgent en Belangrijk:
Hieronder vallen zaken zoals het afhandelen van een woedende klant, het halen van de uiterste deadline, reparatie van een defecte machine, enz. We moeten tijd besteden aan dit kwadrant. In dit kwadrant produceren we, brengen we onze ervaring en oordeelsvermogen samen in een reactie op talrijke uitdagingen. Bij negeren van dit kwadrant raken we levend bedolven. Echter: Realiseer dat veel zaken in dit kwadrant terechtkomen doordat er teveel wordt uitgesteld, of dat er niet genoeg aan preventie en planning gedaan wordt.
Kwadrant II, Niet Urgent, wel Belangrijk:
Dit is het “kwaliteitskwadrant” waarin wij onze planning voor de lange termijn verrichten: trachten te anticiperen op problemen en deze proberen te voorkomen; de eigenwaarde en bevoegdheden van collega’s vergroten; onze geest en vaardigheden ontwikkelen door studie en doorgaande training; overdenken hoe we onze worstelende zoon of dochter kunnen helpen; ons op belangrijke presentaties en vergaderingen voorbereiden; in relaties investeren door welgemeend en intens te luisteren. Hoe meer tijd in dit kwadrant wordt doorgebracht, hoe groter ons vermogen wordt om dingen te doen. Wie dit kwadrant negeert vergroot en voedt het eerste kwadrant en creëert daarmee stress, slijtage en diepe crises. Investeren in dit kwadrant verkleint het eerste kwadrant. Dit is het kwadrant van persoonlijk leiderschap.
Kwadrant III, Urgent en Onbelangrijk:
Dit is het kwadrant van de misleiding. Door aanwezigheid van urgentie heeft het de schijn van belangrijkheid. Maar de feitelijke activiteiten zijn alleen van belang voor anderen. Talrijke telefoontjes, mailtjes, veel vergaderingen en onverwachte bezoekjes vallen in dit kwadrant. Veel tijd wordt doorgebracht in een poging tegemoet te komen aan de verwachtingen van anderen, daarbij gelovend dat we actief zijn in kwadrant I.
Kwadrant IV, Niet Urgent en Onbelangrijk:
Dit is het kwadrant van de verspilling. Hier zou je geen tijd aan moeten besteden. Echter, men is zo vaak bezig te schipperen tussen het eerste en derde kwadrant, dat men vlucht naar dit kwadrant om ‘even bij te komen’. Het lezen van verslavende detectives, gedachteloos staren naar de buis of roddelen met anderen zijn zaken uit dit kwadrant. Het kwadrant biedt echter geen adempauze, het is stagnatie, achteruitgang. Aanvankelijk lijkt het prettig, maar men stuit al snel op leegte!
Essentiële vragen bij tijdmanagementmatrix Covey
- Als je alle activiteiten van bijvoorbeeld de laatste week in deze matrix onderbrengt, in welk kwadrant breng je dan de meeste tijd door?
Bij twijfel tussen kwadrant I en III; stel jezelf de vraag of de activiteiten hebben bijgedragen aan belangrijke doelstellingen. Als dit niet het geval is valt het in kwadrant III. - Welke specifieke activiteit levert aanzienlijk positieve resultaten op in je persoonlijke leven als je je er voortdurend en zo optimaal mogelijk mee bezig houdt?
- Welke specifieke activiteit levert aanzienlijk positieve resultaten op in je zakelijke leven als je je er voortdurend en zo optimaal mogelijk mee bezig houdt?
Zeer waarschijnlijk vallen je antwoorden in kwadrant II (bij duizenden anderen in elk geval wel). De meeste activiteiten vallen onder de volgende zeven sleutelactiviteiten:
- Communicatie met anderen verbeteren
- Betere voorbereiding
- Betere planning en organisatie
- Jezelf beter verzorgen
- Nieuwe mogelijkheden aanpakken
- Persoonlijke ontwikkeling
- Empowerment
Toch houden de meeste mensen zich hier niet mee bezig. Waarom niet? Omdat deze zaken niet urgent zijn, er zit geen druk achter. Je moet er zelf mee aan de slag.
Er is een hulplijn! Een korte en krachtige training timemanagement voor jou en je collega’s.
https://www.xzellent.nl/trainingen/timemanagement
