Verwachtingen zijn vaak het probleem
Wederzijdse verwachtingen, zoals dat iemand aanneemt dat jij iets gaat doen zonder dat dit helder met elkaar is afgesproken, leidt vaak tot gedoe of een teleurstelling. In mijn beleving kun je niet duidelijk genoeg naar elkaar zijn en met enige regelmaat toetsen, of in een gesprek een soort van samenvatting ter controle maken, om zeker te weten dat we beiden met hetzelfde aan de slag gaan. Bijvoorbeeld: klopt het dat we hebben afgesproken dat jij ‘x’ doet en dat ik dit uiterlijk eind van deze maand digitaal van jou ontvang?
Verwachtingen in organisaties
Dit zie ik ook met enige regelmaat fout gaan in de verwachtingen die een organisatie van een bepaalde leidinggevende dan wel manager heeft. Onlangs had ik een leidinggevende in een training die aangaf dat ze een contract had van 28 uur en dat ze gemiddeld toch wel de 60 uur per week haalde! Dan zit er iets toch echt niet goed.
Bespreek wederzijdse verwachtingen
Stel dat dit helemaal klopt, want ik heb dat niet feitelijk kunnen onderzoeken, is mijn advies om eens samen om de tafel te gaan zitten en de wederzijdse verwachtingen helder met elkaar te bespreken. Die leidinggevende zou bijvoorbeeld al haar taken en tijdsbestedingen eens in kaart kunnen brengen en dit met haar manager kunnen delen. Ervan uitgaande dat we dan op die 60 uur per week uitkomen zou een van de oplossingen kunnen zijn, prioriteiten stellen op al die taken en dan afspreken dat je met de hoogst scorende activiteiten aan de slag gaat (die genoemde 28 uur) en dat de overige taken naar iemand anders worden gedelegeerd.
Het belang van bespreekbaarheid
Het niet bespreekbaar maken is wat mij betreft geen optie. Je gaat een keer spaak lopen en dan ontstaat de situatie dat de manager denkt dat we een duidelijke afspaak hebben en dat jij die afspraak niet nakomt. Uit ervaring weet ik, en dat is vaak ook goed bedoeld, dat er nogal eens ‘taken/klusjes/kan je even dit of dat doen’ worden doorgeschoven dan wel gedelegeerd met als resultaat dat je op enig moment een overvolle agenda hebt (in dit voorbeeld de 60 uur per week).
Samen zoeken naar oplossingen
Kortom, verkeer jij in een dergelijke situatie of zit deze situatie er aan te komen, dan doe je er goed aan om dit zo snel als mogelijk met elkaar te bespreken. Schep altijd duidelijkheid in de wederzijdse verwachtingen. Dit geldt voor jou als individu, maar zeker ook als team. Ongetwijfeld ben jij niet de enige in het team die hier mee worstelt.
De tip is dan om als team dit gezamenlijk met elkaar te bespreken en met de direct leidinggevende daar concrete haalbare afspraken over te maken. Wij begeleiden met enige regelmaat op een neutrale manier dit soort processen met als resultaat dat eenieder hier beter van wordt.
https://www.xzellent.nl/trainingen/ontdek-verbeter-als-team
