Hoe voer je een beoordelingsgesprek?
Het is in veel organisaties gebruikelijk om een periode, vaak het kalenderjaar, af te sluiten met een beoordelingsgesprek. Dat gaat nogal niet altijd even gladjes en het lukt sommige leidinggevenden zelfs om een medewerker die een goede beoordeling krijgt met een vervelend gevoel naar huis te sturen. Een paar tips om dat te voorkomen.
Het voorkomen van verrassingen tijdens een beoordelingsgesprek
De beoordeling kan en mag niet als een verrassing komen. Een periode begint met het maken van goede en duidelijke afspraken c.q. doelstellingen (startgesprek). Door de gehele periode houd je als leidinggevende een vinger aan de pols, zo af en toe een voortgangsgesprek met de vraag hoe het een en ander loopt. Je kan als leidinggevende nog eventueel bijsturen.De periode wordt dan met een beoordeling afgesloten. En die beoordeling mag dan geen verrassing zijn want dan heb je als leidinggevende iets niet helemaal goed gedaan.
We noemen dit een gesprekscyclus.
Spanningen en het begin van het beoordelingsgesprek
Een beoordelingsgesprek is altijd spannend, zowel voor de leidinggevende als voor de medewerker. Je doet er als leidinggevende verstandig aan om te beginnen met het eindoordeel en de eventuele consequenties ervan. Bijvoorbeeld: Het totaalbeeld van jouw beoordeling is goed (of is een 8) en je gaat daardoor per januari 1 salarisschaal omhoog. Of in het geval van een slechte beoordeling: Het totaalbeeld van jouw beoordeling is onvoldoende (of is een 5) met als gevolg dat je geen salarisschaal erbij krijgt per januari. In beide situaties even wachten en zien of en hoe de reactie van de betreffende medewerker is. Doorgaans is het geen verrassing omdat jullie door het gehele jaar heen elkaar hierover meerdere malen hebben gesproken.
De tweede stap is om een aantal positieve en verbeterpunten met elkaar te bespreken wat geleid heeft tot dat totaalbeeld (onderbouwing van).
Reageren op argumenten en voorbeelden van medewerkers tijdens het gesprek
Laat je niet van je stuk brengen door bepaalde argumenten of voorbeelden vanuit de medewerker. Je hebt er goed over nagedacht en je staat voor de volle 100% achter jouw beoordeling.
Neem de tijd om nieuwe informatie te verwerken
Mocht er toch nieuwe informatie op tafel komen waardoor je wellicht de beoordeling zou willen aanpassen…… niet gelijk doen want anders lijkt het op een onderhandeling en gaat iedere medewerker met jou onderhandelen. Neem deze nieuwe informatie tot je, slaap er een nachtje over, eventueel iets of iemand raadplegen en na 2 of 3 dagen met de medewerker het oordeel (eventueel aangepast) toelichten. De beoordeling is dan definitief.
Valkuil tijdens het beoordelingsgesprek
Een valkuil bij het beoordelingsgesprek is dat nagenoeg alle gesprekstijd gaat zitten in dat ene verbeterpunt en dat alle goede resultaten en bijdragen van die medewerker worden onderbelicht. Zorg voor een goede balans in het gesprek om te zorgen dat de medewerker het gesprek verlaat met het juiste gevoel.
Training voor beoordelingsgesprekken
Een training voor beoordelingsgesprekken volgen? In grote lijnen kijken we in deze training naar de performance cyclus zoals het stellen van doelen en gaan we specifiek in op het stellen van zachte doelstellingen zoals bijvoorbeeld flexibiliteit, inzet, etc.
Hoe kan je een dergelijke doelstelling concreet en meetbaar maken?
Dit soort competenties meetbaar maken en als doel kunnen formuleren is een belangrijk onderdeel van deze training. Vervolgens begeleiden d.m.v. functioneringsgesprekken (voortgangsgesprek, evaluatiegesprek, ..) en uiteraard afronden met een beoordeling. Uiteraard houden we in de training rekening met jullie eigen systeem of eigen competenties, zodat de training zo dicht mogelijk aansluit bij jouw dagelijkse praktijk.
Voor data, inschrijven en overige praktische informatie v.w.b. de open training: https://www.xzellent.nl/trainingen/functionerings-en-beoordelingsgesprekken-voeren
Uiteraard verzorgen wij deze training ook als in company training c.q. individuele training. Vaststellen van data, leerdoelen en overige zaken doen we uiteraard in onderling overleg.
