Gespreksmodel voor exitgesprek

Gespreksmodel Exitgesprek - DoelDoel

Het doel van het Exitgesprek is om bij ontslagname van een medewerker achter de (ware) redenen van dat vertrek te komen. Deze redenen kunnen een waardevolle bron van informatie zijn voor jou als manager. Is er een bepaalde lijn te ontdekken wanneer er meerdere medewerkers vertrekken? Zijn er op basis van deze redenen acties die je als manager (of organisatie) kunt ondernemen om dit vertrek in de toekomst te voorkomen? Het kan verstandig zijn dit soort gesprekken door bijvoorbeeld een P&O–adviseur te laten houden, zodat een meer neutrale opstelling in het gesprek mogelijk is. De kans wordt hiermee groter dat de ware redenen van ontslag boven tafel komen

Gespreksmodel Exitgesprek - DefinitieDefinitie

Het Exitgesprek is een open gesprek met een medewerker die ontslag heeft genomen waarin je probeert als manager of P&O-adviseur achter de (ware) redenen van het vertrek te komen. Tevens kun je met dit open gesprek alles met elkaar ‘goed afsluiten’ en heb je de kans de medewerker met een positieve indruk over de organisatie laten vertrekken.

Gespreksmodel Exitgesprek - AanpakAanpak

Je kunt er voor kiezen om als manager of leidinggevende het Exitgesprek zelf te doen. Het kan echter verstandig zijn dit gesprek door iemand te laten voeren die geen relatie met de betrokkene heeft gehad. Bijvoorbeeld iemand van de afdeling P&O of HR. Dit voorkomt eventueel ‘gekleurde’ interviews. 

Van belang is om vooraf de medewerker netjes uit te nodigen voor het gesprek waarin het doel van het gesprek tevens duidelijk is. Nog beter is natuurlijk wanneer een Exitgesprek standaard deel uitmaakt van het beleid. Zorg voor een rustige gespreksruimte. Hanteer een duidelijke gespreksstructuur en creëer een open sfeer waarin de medewerker zich vrij voelt om over de redenen van het onslag te vertellen. Vraag goed door, gebruik veelvuldig de ‘communicatiedrug’ LSD: Luisteren, Samenvatten, Doorvragen. Streef er naar dat de medewerker met een goed gevoel vertrekt, wat de redenen van ontslag ook zijn. Het is tenslotte een ambassadeur voor je organisatie.

Gespreksmodel Exitgesprek - ModelModel

Stel de medewerker op zijn gemak
Vertrekken bij je werkgever en wellicht binnenkort opnieuw beginnen bij een andere werkgever, zijn behoorlijk ingrijpende gebeurtenissen. Creëer daarom een informele sfeer, zodat het prettig is om vrijuit met elkaar te spreken. Het meewerken aan een exitgesprek door de medewerker is op vrijwillige basis. 

Vaststellen status van het gesprek
Wees duidelijk in wat de bedoeling is van het gesprek. Je wil als organisatie graag weten waarom medewerkers vertrekken, zodat er mogelijk actie kan worden ondernomen op bepaalde punten. Hoeveel tijd is er uitgetrokken voor het gesprek? Wees tevens duidelijk over wat er met de informatie gaat gebeuren die de medewerker geeft. Bijvoorbeeld; de leidinggevende of manager van de medewerker krijgt pas de informatie na de laatste werkdag van de medewerker (dit geldt natuurlijk alleen wanneer iemand anders dan de eigen leidinggevende het gesprek voert, zoals een P&O- of HR-adviseur). Zo zorg je er voor dat de medewerker zich maximaal veilig voelt om open met elkaar te communiceren. 

Schetsen van de functie van de vertrekkende medewerker
Voer je dit gesprek als P&O- of HR-adviseur, vraag dan aan de vertrekkende medewerker een kort overzicht te geven van het organisatieschema en zijn plaats hierin (wanneer je hier geen goed zicht op hebt). Vraag vervolgens naar het takenpakket (taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden). Op deze wijze krijg je een duidelijk beeld, voorzover je dat niet hebt kunnen voorbereiden. Voer je dit gesprek als leidinggevende of manager van de medewerker: laat dan de medewerker vertellen (in grote lijnen) hoe hij terugkijkt op zijn functie en vraag hier op door. Probeer er vooral van te leren, stel je op als OEN: wees Open, Eerlijk en Nieuwsgierig. 

Wat zijn de redenen van vertrek?
Probeer in deze fase van het gesprek vooral open vragen te stellen. Gebruik de ‘communicatie-drug’ LSD (Luisteren, Samenvatten en Doorvragen). Luister goed en ga in op onduidelijkheden en ‘tussen de regels’ door verkregen informatie. Zegt de medewerker dat hij niet uit de voeten kon met zijn leidinggevende (of dus met jou als leidinggevende), dat is het aan jou om boven tafel te krijgen wat dat dan voor hem in de praktijk betekende. Het gedragsgerichte interview (START-interview) leent zich bij uitstek voor dit agendapunt. Redenen van vertrek kunnen van verschillende aard zijn, bijvoorbeeld: persoonlijk, medisch, rechtspositie, arbeidsvoorwaarden, arbeidsinhoud, organisatiecultuur, etc. 

Afronden
In je afronding vraag je aan de medewerker of volgens hem alles aan bod gekomen is. Je kunt tijdens de afronding uitleg geven over de verdere procedure. Natuurlijk houd je jezelf aan eventuele toezeggingen.

Gespreksmodel Exitgesprek - TipsTips
  • Voer Exitgesprekken alleen op basis van vrijwilligheid.
  • Streef er naar Exitgesprekken te houden bij alle vertrekkenden (ongeacht reden van vertrek). Zo krijg je een volledig beeld.
  • Vertrouwelijk gekregen informatie behandel je ook vertrouwelijk. Hoe je met deze informatie omgaat heeft invloed op de blijvers.
  • Neem het interview pas in de opzegtermijn af, bij voorkeur in de laatste week.
  • Voer je dit gesprek als P&O- of HR-adviseur; spreek de resultaten met de direct leidinggevende pas door, nadat de medewerker definitief en feitelijk vertrokken is.
  • Neem informatie verkregen uit Exitgesprekken op in beleidsmatige zaken. Bijvoorbeeld het managementteam overleg, sociaal jaarverslag, sociaal medisch team, etc.

Iemand neemt ontslag, wil jij daar als organisatie van leren? Kijk dan eens bij

onze training Adviesvaardigheden voor HR / P&O-ers
of bij de training Ontdek & Verbeter in leiderschap

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.