Gespreksmodel voor delegatiegesprek

Gespreksmodel Delegatiegesprek - DoelDoel

Dit gesprek heeft als doel een bepaalde taak zo effectief mogelijk te delegeren aan een van je medewerkers. Probleem is dat leidinggevenden vaak denken dat niemand het sneller en beter kan doen dan zijzelf. 

Wel delegeren betekent dat je als leidinggevende iets meer tijd of ruimte voor jezelf creëert voor andere zaken waar je haast niet aan toekomt. Een ander belangrijk voordeel van delegeren is, dat je zo medewerkers kansen en uitdagingen biedt om te kunnen groeien in hun ontwikkelingsniveau en dat je als leidinggevende ook nog eens werkt aan een goede back-up. Stel je eens voor dat je na je vakantie terugkomt en er liggen alleen belangrijke zaken op je te wachten... Alle andere zaken zijn, volgens tevoren opgestelde criteria, verwerkt door taakzelfstandige medewerkers. 

Betreffende het uitvoeren van een taak, kun je jezelf twee vragen stellen. Is het URGENT, oftewel moet het met de meeste spoed gedaan worden? En is de taak voor jou BELANGRIJK? Hiermee wordt bedoeld: is het je eigen taak (functiebeschrijving) of is het een taak die iemand anders betreft? 

Hieronder in het kort de relatie tussen urgent en belangrijk, alsmede de beste actie.
Zaken zijn Wel Urgent en Wel Belangrijk -> Zelf doen en alle tijd voor nemen
Zaken zijn Niet Urgent en Wel Belangrijk -> Zelf doen, inplannen wanneer je tijd hebt
Zaken zijn Wel Urgent en Niet Belangrijk -> Delegeren
Zaken zijn Niet Urgent en Niet Belangrijk -> Delegeren
Belangrijke zaken kun je op termijn aan taakvolwassen medewerkers delegeren.

Gespreksmodel Delegatiegesprek - DefinitieDefinitie

Delegeren is het overdragen van werkzaamheden uit je takenpakket aan je medewerkers. Bij dit overdragen is sprake van duidelijke (SMART-)afspraken over doelen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. 

Met delegeren blijf je wel eindverantwoordelijk. Als leidinggevende kun je personele taken en beleidszaken niet delegeren. Leidinggeven is met mensen werken, relatie is dan ook van primair belang. Zaken als kritiek leveren, functioneringsgesprekken voeren, verzuimgesprekken e.d. zul je zelf moeten blijven doen. Ook het uitstippelen van het beleid van je afdeling kun je niet delegeren, dit is in feite je bestaansrecht als leidinggevende.

Gespreksmodel Delegatiegesprek - AanpakAanpak

Zorg ervoor dat je precies weet wat en waarom je wilt delegeren. Schrijf de nieuwe taak zo specifiek mogelijk uit. Dit is voor jezelf een controle-instrument. Is dit datgene wat je wilt bereiken? 

Zoek voor de te delegeren taak de juiste persoon of personen. Denk hierbij aan kwantitatieve en kwalitatieve capaciteiten van betrokkenen. Misschien moet er bij je medewerker wel een bepaalde taak verdwijnen. Laat de medewerker zelf, in het gesprek met jou, met voorstellen komen. 

Probeer de te delegeren taken over zoveel mogelijk van je medewerkers te verdelen. Iedere medewerker ervaart het als prettig, om een van je taken te mogen uitvoeren. Maak, voor je begint met delegeren, een overzichtsplanning. Probeer ook de afhankelijkheden daarin te benoemen. Begin met het einddoel in zicht. 

Maak in het gesprek afspraken over hoe de medewerker je op de hoogte gaat houden. Vaak zijn daar eenvoudige afspraken over te maken zoals bijvoorbeeld een weekrapport. Als de medewerker deze taak al maanden uitvoert en je komt dan met de vraag om op de hoogte gehouden te willen worden, wordt dat als controle gezien. Tijdens de delegatiegesprekken wordt dit als een normaal agendapunt ervaren, en dat is het ook. 

Delegeren is in principe een taak uitvoeren voor onbepaalde tijd. Wanneer de uitvoering van de taak eindig is, zorg dan voor een passende afsluiting. Laat het kaarsje niet uit zichzelf doven. Dit zijn natuurlijk de momenten voor bedankjes en/of complimenten.

Gespreksmodel Delegatiegesprek - ModelModel

Vaststellen status van het gesprek
Om te voorkomen dat er over niet-relevante zaken gesproken wordt of dat er onnodig wordt uitgeweid, kun je het beste bij de start van dit gesprek afspraken maken: wat is het doel van dit gesprek? Wat is het einddoel? Wat zijn de agendapunten van de medewerker en van de leidinggevende? Hoeveel tijd hebben we voor dit gesprek? Op deze wijze voer je een effectief delegatiegesprek. Voordeel is dat je tijdens het gesprek hier dan ook elkaar op kunt aanspreken en dus kunt teruggrijpen op de agenda.  

Verstrek alle relevante informatie
Wanneer je je medewerker een juiste keuze wil laten maken tussen het wel of niet accepteren van deze gedelegeerde taak, zul je alle informatie moeten verstrekken die voorradig is. Vanzelfsprekend kun je hem ook laten weten waar hij bepaalde informatie kan vinden. Geven van extra informatie wordt doorgaans ervaren als het hebben van vertrouwen.  

Gedachten uitwisselen over de gewenste situatie in de toekomst
In deze fase probeer je samen met je medewerker in de toekomst te kijken. Wat staat er precies te veranderen? Wat zijn de wederzijdse verwachtingen? Onder welke voorwaarden moet het een en ander geschieden? Toets bij de medewerker of jouw toekomstbeeld gelijk is aan dat van hem. 

Verwachtingen samenvatten
Geef in een logische samenvatting weer, wat de gemaakte afspraken zijn. Zorg ervoor dat de afspraken niet alleen over de taak gaan, maar ook over de bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Op welke wijze houden we elkaar op de hoogte? Wanneer hoor ik dat je deze taak wilt gaan uitvoeren? Wat heb je van mij nog nodig om tot een compleet beeld te komen? Wat spreken we af? 

Afspraak volgend gesprek
Probeer het jawoord van de medewerker eventueel tot een volgend gesprek uit te stellen. Geef de ander de ruimte en de tijd om over deze situatie na te denken. Zet geen onnodige druk op de ketel. Dit zorgt voor volledige acceptatie.

Gespreksmodel Delegatiegesprek - TipsTips

Delegeren begint eigenlijk al op de eerste werkdag van een nieuwe medewerker. Je helpt je  medewerker ontwikkelen naar een steeds hoger zelfstandigheidsniveau en op een bepaald moment is de medewerker gereed om een van jouw taken over te nemen. 

  • Overlaad je medewerker niet
  • Verdeel je taken zoveel mogelijk over al je medewerkers
  • Indien je medewerker met derden te maken krijgt, stel hem hiervan op de hoogte
  • Laat je informeren over beslissingen en resultaten (coachend leidinggeven)
  • Zorg voor een feedbacksysteem
  • Zorg bij volledige beheersing van deze taak weer voor nieuwe uitdagingen
  • Maak zoveel mogelijk afspraken over resultaatniveau
  • Afschuiven is iets anders dan delegeren
  • Vergeet de complimenten niet

Wil je de mensen waaraan je leiding geeft maximale autonomie (eigenaarschap) geven? Kijk dan eens bij

onze training Situationeel leidinggeven
of bij de training Leidinggeven aan zelfsturende medewerkers

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.