Gespreksmodel voor correctiegesprek

Gespreksmodel Correctiegesprek - DoelDoel

Het doel van corrigeren is de medewerker aan te sporen in een kort en duidelijk gesprek zich te houden aan de geldende regels en/of afspraken wanneer deze (meerdere keren) zijn overtreden. Van belang is dat deze regels dan wel voor iedereen duidelijk, toegankelijk en bekend moeten zijn.

Gespreksmodel Correctiegesprek - DefinitieDefinitie

Corrigeren is een vorm van kritiek leveren wanneer er sprake is van het overtreden van regels of het vertonen van ongewenst gedrag. Het doel is de medewerker duidelijk te maken wat de consequenties zijn en dat het overtreden niet meer mag gebeuren.

Gespreksmodel Correctiegesprek - AanpakAanpak

Realiseer je dat de situatie emotioneel beladen kan zijn. Je doet er dan goed aan om vooraf al in te schatten hoe de ander zal reageren. Is deze reactie overigens terecht? Ben je bereid om water bij de wijn te doen of deze situatie een bepaalde tijd te tolereren?

Wat is de oorzaak van de fout of overtreding? Is het bewust of onbewust gegaan? Speel jezelf een rol in deze? Kan er sprake zijn van overmacht? Welke andere omstandigheden spelen mee? Zorg ervoor dat je je huiswerk goed hebt gedaan.

Waar bevindt deze situatie zich op de tolerantieschaal? De meest ideale situatie is een duidelijke, bij iedereen bekende, tolerantieschaal. Mensen willen weten wat er van hen verwacht wordt. Duidelijkheid betekent niet dat de ene persoon bij het plegen van diefstal ontslagen wordt, terwijl bij een vergelijkbare situatie, een andere persoon gewoon kan aanblijven. Beleid hierin is transparant en eenduidig.

Voordat je iemand aanspreekt op het gedrag; verzamel feiten en bepaal of deze voldoende de lading dekken. De betreffende medewerker moet weten dat je weet waar je over spreekt. Als je deze feiten zelf hebt geconstateerd, zal er weinig discussie over ontstaan. Zijn er geen feiten, lever dan ook geen kritiek.

Spreek de medewerker individueel aan. Dit kan niet in het bijzijn van collega's. Het spreekt voor zich dat iemand geen gezichtsverlies wil leiden tegenover collega's. Corrigeer iemand dan ook altijd onder vier ogen.

Bereid dit gesprek, beter gezegd deze mededeling, goed voor. Maak een krachtig en duidelijk monoloog van feiten, gevolgen en eisen.

Laat het initiatief niet aan anderen over. Als je medewerker ongewenst gedrag vertoont, ben jij degene die hem daar op aanspreekt.

Gespreksmodel Correctiegesprek - ModelModel

Benoem de status van het gesprek
Geef hier kort en duidelijk aan waarom je met elkaar aan tafel zit. 

Confronteer met feiten
Je benoemt de feiten die je zelf hebt geconstateerd. Zorg voor een specifieke weergave van die feiten, dit voorkomt onnodige discussie. Bijvoorbeeld: 'Vanochtend kwam je voor de derde keer in twee weken tijd bijna een uur te laat binnen'

Wijs op de ernst van de gevolgen
Door aan te geven wat de gevolgen voor jezelf, collega of afdeling zijn, doe je een beroep op het fatsoen van de betreffende medewerker. Tevens maak je de medeweker bewust van de gevolgen waar hij zelf misschien niet eens bij stil stond. Hij wil eigenlijk ook niet dat iemand hinder ondervindt van zijn nalatigheid. Bijvoorbeeld: 'Hierdoor kon Cees pas weer een uur later naar huis en dat na een nachtdienst!' 

Zeg wat je met dit gesprek wil bereiken
Je doel van het gesprek is dit soort ongewenst gedrag in de toekomst te voorkomen Bijvoorbeeld: 'Ik wil afspraken maken om dit van nu af aan te voorkomen'.
Zorg ervoor dat de eerste vier punten van dit gespreksmodel, als een krachtige boodschap overkomen. Maak er een korte, krachtige monoloog van, dus geen tegenspraak. 

Reactie van de medewerker
Vraag de medewerker hierop te reageren. Laat de medewerker uitspreken en reageer op de inhoud ervan. Zijn er toch nog steekhoudende argumenten? Kun je begrip opbrengen voor de motivatie van de medewerker? 

Vraag aan de medewerker wat hij nu gaat veranderen en stuur eventueel bij.
Betrek de medewerker zoveel mogelijk bij het formuleren van de afspraken die je maakt. Op deze wijze wordt de medewerker meer medeverantwoordelijk en is er sprake van een hogere acceptatie en kans op daadwerkelijke gedragsverandering. 

Maak concrete afpraken
In de laatste fase maak je concrete, harde afspraken. Je geeft tevens aan wat mogelijke consequenties voor de medewerker zijn indien hij zich niet aan de afspraken houdt. Uiteraard zijn sancties afhankelijk van de ernst van de overtreding. Doe wat je de medewerker beloofd hebt. Als je een schriftelijke weergave van het gesprek of een schriftelijke waarschuwing toezegt, zorg er dan voor dat hij deze binnen vierentwintig uur ontvangt, anders verliest deze zijn kracht.

Gespreksmodel Correctiegesprek - TipsTips
  • Check of alle regels in voldoende mate bij iedereen bekend zijn
  • Zorg dat je over de juiste feiten beschikt
  • Wanneer je iemand tijdelijk een uitzonderingspositie geeft, vertel dat dan aan de overige medewerkers
  • Corrigeer iemand zo kort als mogelijk na de overtreding
  • Praat in de ik-vorm
  • Lever kritiek kort, duidelijk en maar voor een uitleg vatbaar
  • Zorg dat je consequent bent voor al je medewerkers
  • Goed voorbeeld doet goed volgen
  • Lever geen kritiek op persoon(lijkheid) maar op gedrag
  • Zorg voor een transparant, eerlijk, maar kritisch beleid

Wil je duidelijk en op slechts op één manier uitlegbaar grenzen aangeven? Kijk dan eens bij

onze training Situationeel leidinggeven
of bij de training Functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken voeren

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.